Eine sehr nützliche Funktion ist für mich der Befehl Bildform ändern (neu seit PowerPoint 2007). Auf dem Register Bildtools/Format war er bisher rechts von den Bildformatvorlagen zu finden. Als ich ihn in PowerPoint 2010 nun verwenden wollte, um die Ecken eines eingefügten Fotos abzurunden, fand ich die gewohnte Schaltfläche nicht. Nach einigem Suchen fiel mir dann der Pfeil in der unteren Hälfte der Schaltfläche Zuschneiden auf – dort findet sich nun der in Auf Form zuschneiden umbenannte Befehl.

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Während PowerPoint ja in der PC-Version doch die ein oder andere Funktion mehr hat (oder zumindest früher bekommt), habe ich um ein Hilfsmittel die Mac-Anwender immer beneidet: Intelligente Führungslinien, die das Ausrichten an anderen Objekten erleichtern. In PowerPoint 2010 gibt es die nun endlich auch für den PC.

Auf der Abbildung sieht man, wie sie beim Verschieben eines Objektes mit der Maus auftauchen. So kann ich den roten Kreis genau rechts und oberhalb des abgerundeten Rechtecks platzieren. Ohne dafür Kopien meiner übrigen Führungslinien erzeugen zu müssen.

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Jetzt werden einige fragen, was das neue Betriebssystem Windows 7, das heute offiziell auf den Markt kommt, mit PowerPoint zu tun hat. Keine Sorge, es geht nicht um angebliche oder reale Leistungsfortschritte, sondern ganz konkret darum, dass es mit Windows 7 leichter wird, den Bildschirminhalt an einen Beamer oder einen zweiten Monitor zu senden – beispielsweise beim Vorführen einer Bildschirmpräsentation bei Vorträgen oder Messen.

In der Vergangenheit konnte ich oft genug beobachten, wie Vortragende verzweifelt versuchten, ihre Bildschirmpräsentation vom Notebook per Beamer auf eine Projektionswand zu übertragen. Ich selbst war auch oft genug in der Situation, ein fremdes Notebook “erforschen und bändigen” zu müssen.

Jedes Notebook reagierte anders. Bei manchen musste Fn und eine weitere Funktionstaste – z.B. F10 – mehrfach betätigt werden. Bei anderen versuchte Windows Vista, über das sog. Mobilitätscenter die Aufgabe zu erledigen. Wieder andere Notebooks hatten ein eigenes Programm für den Wechsel der Anzeigemodi.

Mit dem Durcheinander ist jetzt Schluss, denn im neuen Betriebssystem Windows 7 können auch wenig Geübte mit nur einer Tastenkombination schnell und 100% stressfrei zum richtigen Ansichtsmodus umschalten.

Einfach die Windows-Taste und die Taste P (P wie Präsentation) zusammen betätigen.

Daraufhin wird die unten gezeigte Anzeige eingeblendet, welche eine komfortable Auswahl des gewünschten Anzeigemodus ermöglicht.

Zwei der Optionen bedürfen vielleicht noch einer kurzen Erklärung:

• Doppelt bedeutet, dass das Monitorbild als Kopie auf dem angeschlossenen Beamer oder zweiten Monitor angezeigt wird. In den meisten Fällen ist das die passende Einstellung zum Zeigen der Bildschirmpräsentation per Beamer.
• Mit der Wahl von Erweitert wird das Monitorbild auf zwei Bildschirme verteilt. Das ist für Vortragende interessant, die dem Publikum ihre Folien zeigen wollen, selbst aber in der sog. Referentenansicht die Folienübersicht und eigene Notizen im Blick behalten und leichter navigieren wollen.

Mehr nebenbei habe ich vor kurzem eine sehr nützliche, zeitsparende Besonderheit in PowerPoint 2007 für mich entdeckt: Für die Darstellung eines Projektverlaufs brauchte ich eine Abfolge von Pfeilen, die beginnend mit Hellrot nach rechts immer intensiver werden sollten. Von PowerPoint 2003 her bin ich es gewohnt, dass sich Farbverläufe nur auf einzelne Formen anwenden lassen – und so stellte ich mich schon auf zeitraubendes Formatieren ein, damit der Farbverlauf sich zuletzt wirkungsvoll über mehrere Objekte erstreckt.

In einem vorhergehenden Schritt hatte ich die Pfeile schon gruppiert, um sie vor versehentlichem Verschieben zu schützen. Und so wendete ich den Farbverlauf zunächst mal auf die komplette Gruppe an. Und zu meiner Überraschung verhält sich PowerPoint 2007 hier viel intelligenter als die Vorgängerversionen: Gruppierte Objekte werden, auch wenn sie durch Abstände voneinander getrennt sind, wie ein Objekt behandelt und durchgehend mit dem Farbverlauf gefüllt. Das sparte mir natürlich eine Menge Zeit. Und für diesen “Trick” werde ich sicher in Zukunft noch viele Anwendungsmöglichkeiten finden.

Anmerkung: Der Prozess in der Abbildung war aus den Formen Richtungspfeil und Eingekerbter Richtungspfeil zusammengesetzt. Auf das sehr ähnlich aussehenden SmartArt Einfacher Chevronprozess lässt sich diese formübergreifende graduelle Füllung nicht anwenden. Das geht erst, wenn die Gruppierung aufgehoben wird.