PowerPoint 2007 überrascht mich manchmal mit Fehlern, die ich gar nicht einordnen kann. Natürlich immer dann, wenn ich gar keine Zeit habe! So auch diese Woche: Zu Wochenbeginn wollte PowerPoint plötzlich keine Diagramme mehr erstellen, heute erhielt ich beim Beenden mehrfach eine Fehlermeldung und ein Fehlerbericht wurde an Microsoft gesandt.

Als die Diagramme den Dienst quittiert haben, habe ich die Diagnose gestartet und gehofft, dass sich PowerPoint selber repariert. Wundersamerweise hat das geklappt – PowerPoint hat einmal nach der Office-CD verlangt, vor sich hin repariert und den Fehler zum Verschwinden gebracht. Die Diagnose dauerte allerdings eine Weile, ein kleiner Spaziergang ist durchaus drin und wirkt auch Wunder bei überstrapazierten Nerven.

Der Programmfehler beim Beenden ließ sich nicht so mühelos beheben. Die üblichen Verdächtigen schieden aus: defekte Präsentationen kamen nicht in Frage, weil der Fehler auch bei einer neuen Datei auftauchte. Ein Drucker ist installiert und auch zertifiziert. Im Netz arbeite ich im Moment nicht. Was störte sonst? Der Start im abgesicherten Modus bescherte mir dann fehlerfreies Arbeiten.

Es kam also nur ein Add-In in Betracht. Also habe ich schrittweise meine Zusatzprogramme und Add-Ins aktiviert, bis der Übeltäter gefasst war: ein Zusatzprogramm, das ich nur in Word nutze, das sich aber auch in PowerPoint breitgemacht hatte.

Ach so, ich sollte vielleicht noch verraten, welches Vorgehen in ähnlichen Situation angesagt ist:

• Zur Fehlerdiagnose geht es über Office-Menü – PowerPoint-Optionen – Ressourcen – Diagnose.
• Ein abgesicherter Programmstart gelingt, wenn beim Starten des Programms die Strg-Taste gedrückt wird.
• Add-Ins werden über die Befehlsfolge Office-Menü – PowerPoint-Optionen – Add-Ins aufgespürt.

Übrigens: Das funktioniert nicht nur in PowerPoint, sondern auch in Word oder Excel.

Sie kennen die Endungen PPS bzw. PPSX sicherlich als Kennzeichen für die Bildschirmpräsentation, die sofort starten. Wenn ich eine PPSX-Datei bearbeiten möchte, öffne ich sie normalerweise in PowerPoint mit dem Befehl Office-Menü / Öffnen. In den älteren Versionen bin ich aber auch oft einen anderen Weg gegangen: ich habe im Windows-Explorer einfach die Dateiendung PPS in PowerPoint verändert. Das werde ich in Zukunft nicht mehr tun! Das Ergebnis war nämlich eher katastrophal…

Ich ahnte es zwar schon, dass mit dem neuen Dateiformat die Welt nicht mehr ganz so simpel ist, aber ich habe nun die Bestätigung. Eine Datei mit der Endung *.ppsx muss man in PowerPoint öffnen und neu im Dateiformat Präsentation mit der Endung *.pptx speichern. Ändert man die Dateiendung wie gewohnt einfach im Explorer, scheint das nur im ersten Moment zu funktionieren. Das Symbol ändert sich von Bildschirmpräsentation zu Präsentation. Die Quittung gibt es beim Versuch, die Datei zu öffnen.

Weder der Doppelklick aus dem Explorer noch das Office-Menü / Öffnen aus PowerPoint führt zum Erfolg. Die Datei lässt sich nicht mehr öffnen. Eine Fehlermeldung besagt: “Die Datei Präsentation.pptx kann von PowerPoint nicht geöffnet werden, da das Dateiformat oder die Dateierweiterung ungültig ist. Stellen Sie sicher, dass die Datei nicht beschädigt wurde und dass die Dateierweiterung mit dem Format der Datei übereinstimmt.” Im Klartext soll das wohl heißen: Finger weg von den Dateiendungen! Ich habe es verstanden.

SmartArts eignen sich hervorragend, um Zusammenhänge oder Abhängigkeiten darzustellen. Ich habe mit einem SmartArt ein Inhaltsverzeichnis für meine Präsentation gemacht: Jeder Klick auf ein SmartArt-Element ruft eine andere Folie auf. Das funktioniert so lange wunderbar, bis ich die Präsentation auf dem Viewer getestet habe. Der Viewer kann nicht, was er sollte – mit einem Klick auf einem Hyperlink in einem SmartArt-Diagramm auf eine andere Folie springen. Nicht so schlimm, dachte ich, löse ich halt die Gruppierung auf. Dazu wiederum war etwas mehr Tüftelarbeit notwendig.

Ich habe erwartet, dass ich einfach auf den Rand des SmartArt-Diagramms klicke und Gruppierung aufheben wähle. Geht nicht, der Befehl steht gar nicht zur Verfügung.

So habe ich es geschafft:

• In das SmartArt klicken, so dass eine Form markiert ist, aber der Cursor nicht im Text blinkt
• Strg+A drücken, um alle Formen zu markieren und dann Strg+C, um die Formen zu kopieren
• Auf eine neue, leere Folie klicken und Start / Zwischenablage / Einfügen wählen

In diesem Zustand kann auch der Viewer den Hyperlink ausführen, der auf einem der Formen liegt.

Der Viewer hat übrigens noch mehr Beschränkungen. So zeigt er keine Diagrammanimationen an, verweigert manch ein verknüpftes Grafikformat oder verwandelt weiche Schatten wieder in harte zurück. Meine Erfahrung hat mir wieder gezeigt: es lohnt sich, die Präsentation erst einmal auf dem Viewer zu testen!

Einspruch, Euer Ehren! Im letzten Blog war Dieter ganz deprimiert, dass er mit Vista/Office 2007 nicht schneller arbeitet als früher. Schneller vielleicht nicht, aber schöner! Denken wir nur an die SmartArts oder die neuen Diagrammformatierungen! Mir gefallen die neuen Möglichkeiten. Trotzdem habe ich in der letzten Woche mit der Option gekämpft, in einem Diagramm die Spalten und Zeilen zu vertauschen.

Aber von vorne:

• Ich habe in PowerPoint ein Diagramm erstellt und mit Diagrammtools / Entwurf / Daten / Zeile/Spalte wechseln den Aufbau des Diagramms geändert. Die Legendenbeschriftung wurde flugs zur Achsenbeschriftung und umgekehrt.
• Das konnte ich im gleichen Diagramm auch einige Mal ändern, bis ich auf Diagrammtools / Entwurf / Daten / Daten auswählen geklickt habe und in der zugrunde liegenden Excel-Tabelle die Reihenfolge der Legendeneinträge geändert habe. Im Bild unten ist das der Bereich links – aber das ist schon der Dialog, nach dem nichts mehr ging…
• Nach einem Klick auf OK war das Symbol zum Wechseln der Zeilen und Spalten in PowerPoint nicht mehr wählbar.
• Und zu allem Überfluss hat mir Excel im Dialog Daten auswählen angezeigt, dass der Datumsbereich zu komplex sei. Ein Datum ist in meinem Diagramm aber nirgendwo zu finden – warum stört sich Excel an einem gar nicht vorhandenen Datumsbereich?
• Erstaunlicherweise ließen sich jetzt auch die Legendeneinträge nicht mehr in eine andere Reihenfolge bringen.

Ein etwas kryptischer Hinweis im Dialog brachte mich dann aber doch auf die richtige Spur.

• Unter dem leeren Feld Diagrammdatenbereich steht nicht nur, dass der Datumsbereich zu komplex sei, sondern auch, dass man einen neuen Bereich auswählen könne.
• Also habe ich zuerst einmal in die Zeile neben Diagrammdatenbereich geklickt und dann auf dem Excel-Blatt die Zahlen und Beschriftungen noch einmal markiert. Siehe da, es ließen sich anschließend wieder die Legendeneinträge umsortieren und die Zeilen und Spalten konnten sich wieder vertauschen lassen.

Was hat es aber mit dem mysteriösen “Datumsbereich” auf sich? Ganz einfach, eine falsche Übersetzung. Auf Englisch nennt sich dieser Bereich “data range” und das wäre auf Deutsch der “Datenbereich”. Eine weitere Fehlübersetzung in Office 2007 , welche die Anwender auf die falsche Fährte lenkt.

Erinnern Sie sich noch, wie viel Arbeitsspeicher ein Rechner vor 8 Jahren haben musste, um fit zu sein für Windows 2000 und Office 2000? 128 MB war damals ein Spitzenwert.

Aktuell werden PCs mit 2048 MB RAM ausgeliefert. Das 16fache also! Auch die Prozessorleistung ist deutlich gewachsen. Trotzdem gibt es viele Klagen, dass Vista und Office 2007 zu langsam arbeiten. Ist das vielleicht nur ein Gefühl? Keineswegs, wie Spezialisten aus den USA jetzt nachgewiesen haben.

Sie zeigen auf, dass die Hardware-Verbesserungen der letzten Jahre durch die gewachsenen Speicher- und Prozessoranforderungen der Microsoft-Produkte schnell wieder aufgebraucht wurden.

Unter der Überschrift “Fat, fatter, fattest: Microsoft” kommen Sie u.a. zu dem Ergebnis, dass das Duo Vista/Office 2007 im Vergleich zu Windows 2000/Office 2000 das Zwölffache an Speicher und das Dreifache an Prozessorleistung verbraucht.

Da drängt sich mir sofort die Frage auf: Arbeite ich jetzt 12x besser oder zumindest 3x schneller?

Die ehrliche Antwort lautet: NEIN. Und somit gehe ich nachdenklich bis deprimiert ins Wochenende.