Nein, hier soll nicht die Diskussion aufgewärmt werden, ob PowerPoint die Schuld an textlastigen, langweiligen Präsentationen trägt. Vielmehr geht es um die Gelegenheiten, in denen es durchaus sinnvoll ist, Informationen in ausformulierten und zusammenhängenden Sätzen auf die Folie zu schreiben. Dann nämlich, wenn die Folie für sich steht und nicht durch einen Vortragenden erklärt wird. Beispielsweise bei Gebrauchsanleitungen (JA, auch dafür wird PowerPoint eingesetzt).

In solchen Fällen brauche ich für die Einleitung oft erst einmal Fließtext, bevor ich eine Aufzählung oder Nummerierung starte. Die erste Textebene soll also ohne Aufzählungssymbol sein. Damit ich das nicht auf jeder Folie neu formatieren muss, passe ich mir gleich die Vorlage an und entferne für die erste Gliederungsebene das Aufzählungszeichen und den Texteinzug.

Soweit kein Problem. Bei der Arbeit auf der Folie schlägt dann aber wieder die Bullet-Vorliebe des Programms durch.

Denn wenn ich nach der Eingabe des ersten Textes in die nächste – als Aufzählung formatierte – Gliederungsebene wechseln möchte, kann ich dies nicht mehr wie gewohnt mit der Tab-Taste tun.

Die Lösung: Ich MUSS auf die Schaltfläche Listenebene erhöhen klicken, um den Einzug zu vergrößern.

Andernfalls rückt PowerPoint den Text lediglich entsprechend der vordefinierten Tabstopps ein.

Ich gestehe, ich fühle mich immer noch ziemlich erschlagen von den vielen Möglichkeiten der Designs. Selber eines zu erstellen, finde ich mindestens mühselig. Meist stelle ich fest, was ich alles vergessen habe, wenn ich eigentlich schon fertig bin. Aber jetzt brechen fröhlichere Zeiten für mich an: es gibt ein hübsches, kleines Tool, das mir beim Erstellen hilft, den kostenlosen Theme Builder.

Der Theme Builder ist ein eigenständiges Programm, wird also nicht per Add-In in PowerPoint eingefügt. Nach dem Start gibt es ein aufgeräumtes Menü mit exakt zwei Befehlen (File und Help), drei Symbolen (zum Öffnen, Speichern und Ausprobieren in PowerPoint) sowie fünf Registerkarten. Etwas perplex habe ich allerdings die Hilfe studiert. Sie ist ausgesprochen übersichtlich mit nur einem Punkt About. Der bietet nichts weiter als die Release-Nummer und die Webpage des Entwicklers.

Aber ich denke, dass jeder auch ohne Hilfe und Erklärungen schnell klar kommt. Mir ging es jedenfalls so. Auf den Registern ist alles Wesentliche zu erkennen und die Einstellungen sind nach ein paar Minuten Herumprobieren einleuchtend. Es gibt folgende Register:

• Colors and Fonts (Farben und Schriftarten),
• Line Styles (Linieneffekte und –farben),
• Fill Styles (Füllungen),
• Effect Styles (Effekte wie Schatten und 3D) und
• Background Styles (Hintergründe).

Unter Colors and Fonts kann ich per Klick die Farben für Texte, Hyperlinks und Akzente aussuchen. In einer Vorschau wird immer schön angezeigt, wie das aussieht. Außerdem wähle ich auf dieser Registerkarte noch meine beiden Schriftarten für Überschriften und Texte, was hier als Major Text und Minor Text bezeichnet wird.

Für alle Styles gibt es stets die drei Unterscheidungen Subtle, Moderate und Intense. Da die deutschen Bezeichnungen innerhalb der Designeffekte und -farben ganz ähnlich lauten (subtil, moderat, intensiv), findet man sich gleich zurecht.

Mein Design kann beispielsweise drei verschiedene Linieneffekte bekommen: eine Linie von 0,75 pt mit abgerundeten Ecken und einer Sättigung der Farbe von nur 70 % für die subtilen Effekte; für die moderaten wähle ich die Linie 1,0 pt dick und einer Sättigung von 85 %; intensiv wird 1,25 pt dick mit eckigen Enden sowie einer Sättigung von 100 %. Diese drei Unterscheidungen gibt es auch für die Füllungen, die Effekte und den Hintergrund.

Zum Schluss bekommt das Design einen Namen, wird in PowerPoint ausprobiert und anschließend gespeichert. Mir gefällt es, dass ich das Design erst einmal ausprobieren kann und in PowerPoint sehe, wie alles zusammenpasst. Denn hier versagt mein Vorstellungsvermögen oft. Was sich in der Theorie so schön angehört hat, sieht auf der Folie eher scheußlich aus. Aber die Änderungen sind dann ja schnell gemacht.

Und wo gibt es das Tool? Hier: http://www.codeplex.com/openxmlthemebuilder

Vor dem Download und der Installation empfiehlt es sich, die Hinweise auf der Webpage zu lesen. Denn es werden noch zwei weitere Komponenten benötigt. Dies wird auf der Registerkarte Release beschrieben und dort gibt es auch den Link zu beiden Komponenten.

Sollen Folien mit farbigem Hintergrund, die eigentlich nur als Bildschirmpräsentation vorgesehen waren, doch noch gedruckt werden, stellt sich sofort die Frage nach Druckdauer und -kosten. Glücklicherweise gibt es in 2007 einen Befehl, mit dem sich Folien im Handumdrehen auf einen ressourcenschonenden weißen Hintergrund umstellen lassen.

• Dazu wechsle ich in der Multifunktionsleiste zur Registerkarte Entwurf.
• Ganz rechts in der Gruppe Hintergrund klicke ich auf Hintergrundformate.

  

• Egal, welches Design ich benutze – links oben die erste Formatvorlage, die angeboten wird, hat stets einen weißen Hintergrund.

Was aber, wenn der Hintergrund – aus welchen Gründen auch immer – nicht komplett weiß sein soll?

In dem Fall habe ich die Möglichkeit, Hintergrundmotive auszublenden oder den Hintergrund durch Zuweisen einer Transparenz aufzuhellen.

• Dazu klicke ich in dem oben gezeigten Dialogfeld unten auf Hintergrund formatieren.
• Im folgenden Dialogfeld finde ich dann – wie unten gezeigt – die entsprechenden Befehle.

  

Fazit: Der Folienhintergrund lässt sich direkt in PowerPoint anpassen, eine zusätzliche Bildbearbeitungssoftware ist nicht mehr erforderlich.

Schöne gerade Linien kriege ich so gut wie nie ohne meine geliebte Shift-Taste hin. Meine Linien haben ohne Shift-Taste einen notorischen Knick. Ich brauche Shift auch, um eine gerade Linie zu verlängern. Ohne Shift – klar, Knick irgendwo in der Linie. Aber was tut PowerPoint 2007 mit meiner Linie, wenn ich beim Verlängern die Shift-Taste gedrückt halte? Hilfe- wo hört die Linie auf? Irgendwo im Nachbarzimmer!

Zum Nachbauen geht das so:

1. Zuerst brauche ich eine gerade Linie aus den Autoformen. Ich halte wie immer die Shift-Taste fest, damit die Linie schön gerade wird. Maus loslassen, Shift loslassen – eine hübsche Linie ohne Knick!
2. Nun stelle ich fest, dass die Linie zu kurz ist. Ich fahre mit der Maus auf einen der beiden Endpunkte. Und drücke Shift, soll ja gerade bleiben.
3. Ich ziehe mit der Maus an dem Endpunkt und rutsche dabei einen Millimeter nach oben oder unten. Schon passiert, so erstellt man endlos lange Linien…

Das passiert nicht immer: anfällig sind nur waagerechte und senkrechte Linien. Alle anderen Linien, die in irgendeinem Winkel auf der Folie stehen, haben nicht den Wunsch, ins Unendliche zu wachsen. Es passiert auch nur, wenn ich den Mauszeiger beim Ziehen ganz leicht von der Linie wegbewege. Bleibe ich stur in Linienverlängerung, wächst die Linie nur so weit, wie ich sie ziehe. Aber wenn ich eine so ruhige Maushand hätte, bräuchte ich Shift nicht zu drücken!

Was tun? Mit der Maus üben, erst einmal. Und auf Änderung bei einem Update hoffen.

PowerPoint 2007 ist seit einem Jahr auf dem Markt; in der Zeit hat sich eine beträchtliche Liste von Fehlern und Ungereimtheiten angesammelt. Pia Bork hat das jetzt auf Ihrer Website zusammengefasst – ich habe weit über 70 (!) Einträge gezählt. Ihre Übersicht listet Links zu folgenden Themen auf:

• Knowledge Base-Artikel
• Bekannte Fehler ohne Knowledge Base-Artikel
• Hinweise zu Hotfixes, Programm-Updates und Service Packs

Danke Pia. Deine Website www.ppt-faq.de ist nach wie vor DIE technische Referenz zu PowerPoint. Ein Besuch lohnt sich immer. Nicht nur für die 2007er Version.