Ich zeichne komplexe Übersichten gerne zuerst mit lauter einfachen Rechtecken. Später verwandle ich dann einzelne Kästchen in andere Formen um. Das geht schneller, als wenn ich bereits zu Beginn mit unterschiedlichen Formen hantieren muss. Diesen Befehl gab es auch in den früheren PowerPoint-Versionen schon.

In 2007 markiere ich eine Form (früher AutoForm) und wähle dann Zeichentools / Format / Form bearbeiten / Form ändern. Einfach eine andere Form aussuchen, anklicken, fertig.

Soweit war das schon bekannt. Aber jetzt ist etwas hinzugekommen: das Verwandeln in eine Freihandform. Wozu man das braucht? Vor allem, um die Punkte zu vermehren, an denen eine Verbindungslinie richtig “andocken” kann. Und das geht jetzt so:

• Die Form muss markiert sein
• Dann klicke ich auf Zeichentools / Format / Form bearbeiten und wähle In Freihandform konvertieren
• Gleich noch einmal in diese Auswahl und noch wählen Punkte bearbeiten

Jetzt könnte ich sofort loslegen und mit einem Klick der rechten Maustaste neue Zieh- und Andockpunkte in meine Form bringen. Aber ich habe schnell gesehen, dass das eine reichlich wackelige Angelegenheit ist. Ein Klick ist immer auch ein zittriges Mausbewegen und schon war meine Linie nicht mehr gerade. Also habe ich zuerst den Zoom auf den höchst möglichen Wert gesetzt, dann geht das Klicken ein bisschen leichter. Aufpassen muss man trotzdem!

Also Zoom hochstellen, eventuell noch Führungslinien oder Raster einblenden und so geht es weiter:

• Die Maus genau auf die Rahmenlinie setzen und einmal kurz mit der rechten Maustaste klicken, um das Kontextmenü herzuholen. Darin gibt es dann den Befehl Punkt hinzufügen
• Oder die Maus auf der Rahmenlinie setzen und die rechte Maustaste beim Klicken kurz festhalten, dann wird sofort ein Punkt gesetzt.

Beendet wird die Punktevermehrung durch einen Klick neben die Form auf die Folie.

Jetzt kann ich viele, viele Verbindungslinien ziehen, die auch wirklich an der Form bleiben und mit der Form verschoben werden. Ich kann auch Formen verändern, die Ziehpunkte ändern ja auch die Richtung der Randlinien. Mit ein bisschen Kreativität entstehen ganz neue Formen.

Diese Woche kann der Zugang zum Blog wegen Wartungsarbeiten kurzzeitig unterbrochen sein.

Soweit die schlechte Nachricht; nun die gute: unter www.outlook-user.de/blog gibt es jetzt auch einen Blog zu Outlook 2007.

Füge ich ein Bild als Folienhintergrund ein, habe ich neben den im ersten Teil beschriebenen Befehlen zur Bildbearbeitung auch die Möglichkeit, den Ausschnitt des Bildes ganz flexibel und direkt in PowerPoint zu bestimmen. Das ist besonders nützlich, wenn das Bild zu groß ist, nicht im Seitenformat der Präsentation vorliegt und sich die entscheidende Bildaussage eher links unten befindet.

Am einfachsten wird das an einem Beispiel deutlich. In der Titelfolie für die Präsentation zu den Word-Anwendertagen sollte das Bild einer am PC arbeitenden Frau als Hintergrund erscheinen. Mit den folgenden Schritten ging ich diese Aufgabe an:

• Rechtsklick auf eine freie Stelle der Folie und im Kontextmenü Hintergrund formatieren wählen.
• Im Abschnitt Füllung die Option Bild- oder Texturfüllung aktivieren und per Klick auf die Schaltfläche Datei… das gewünschte Motiv auswählen.

Das Problem: Nach dem Einfügen war das Bild zunächst horizontal gestaucht und die Frau war zu weit am rechten Rand angeordnet. Die Ursache: Das Bild hatte nicht das gleiche Seitenverhältnis wie die Folie und war zudem deutlich größer als die Folie.

Ein Blick nach unten im gleichen Dialogfeld lässt Hoffnung aufkeimen. Da gibt es Dehnungsoptionen. Die heißen etwas kryptisch Offsets – eine Bezeichnung, die nicht gerade einladend klingt, da sie nicht zum täglichen Sprachgebrauch gehört. Aber von Excel weiß ich, dass die Funktion Bereich.Verschieben im Englischen Offset heißt und so wage ich einen Versuch. Intuitiv setze ich den linken Offset und den unteren herunter: auf -22% bzw. -14%. Und schon rückt die Frau ins Zentrum der Folie. Aber es geht noch mehr, viel mehr!

• Nach Aktivieren des Kontrollkästchens Bild nebeneinander als Textur anordnen (1) wird – wie unten zu sehen – aus dem Bereich Dehnungsoptionen der Bereich Anordnungsoptionen mit weitaus mehr Steuerungsmöglichkeiten.
• Jetzt kann ich nicht nur den Bildausschnitt über die beiden Offsets lenken (2), sondern den Ausschnitt bei Bedarf auch vergrößern oder verkleinern, indem ich die Skalierungs-Werte anpasse (3).

Und zum Schluss mache ich das als Hintergrund vorgesehene Bild noch ein wenig blasser, indem ich ganz unten den Schieberegler für die Transparenz leicht nach rechts ziehe.

Fazit: Früher hätte ich dazu die Hilfe eines Grafikers gebraucht oder selbst mühsam die Anpassungen in einem Bildbearbeitungsprogramm vornehmen müssen. Jetzt erledige ich das direkt in PowerPoint mit wenigen Klicks, spare richtig viel Zeit und komme schnell zu einem Erfolgserlebnis.

Bei meinen Trainings wollen die Anwender und die Support-Mitarbeiter stets wissen, wie es denn um die Kompatibilität bei der Arbeit mit Dateien aus früheren Versionen stehe. Meine Antwort lautet fast immer: Alte Dateien, mit denen künftig weiter gearbeitet werden soll, zunächst ins neue Format umwandeln (das geht per Klick auf die Office-Schaltfläche und den Befehl Konvertieren).

Die Stabilität der Dateien wird damit definitiv verbessert. Außerdem wird beim Schließen einer zuvor bearbeiteten Datei nicht mehr die Konvertierungsprüfung durchgeführt – was mich speziell bei Excel-Dateien ziemlich nervt.

Dieses Vorgehen kann natürlich nur dann funktionieren, wenn andere Anwender, die noch nicht mit Office 2007 arbeiten, das Compatibility Pack installiert haben und so auch in früheren Office-Versionen die Dateien mit den 2007er-Formaten öffnen (und bearbeiten) können.

Mir ist zweimal mit älteren Excel-Dateien (XLS) folgendes passiert: Ich öffne die Datei in 2007, erstelle ein Diagramm, passe es an und plötzlich – nach 20 oder 25 Minuten Arbeit und zahlreichen Formatierungsarbeiten – verschwindet das Diagramm. Wenn ich es dann mit Mühe schaffe, das unsichtbare Diagramm noch mal zu markieren (F5 – Inhalte… – Objekte), stelle ich fest, dass es nur noch ein Zeichnungsobjekt ist. Statt der Registerkarte Diagrammtools mit ihren drei Registern erscheint nun nur noch die Registerkarte Zeichentools.

Fazit: Die alten Formate sind nicht so stabil, dass sie tatsächlich die Verwendung neuer Funktionen sicher “verkraften”.

Für alle, die auf Office 2007 umsteigen und sich nach der Installation des Office-Pakets das anschließende Installieren des Service Pack 1 ersparen wollen, gibt es hier eine Anleitung:

http://beqiraj.com/office/2007/service-pack-1/cd/index.asp.

Das dürfte auf jeden Fall auch für Administratoren von Interesse sein.