Ein Hauptgrund für den Umstieg von PowerPoint 2003 auf Version 2007 oder 2010 ist für viele die umfangreiche Sammlung vorgefertigter Schaubilder. Ob Abläufe, Strukturen, Beziehungen, Zyklen, Listen oder Pyramiden darzustellen sind – mit Hilfe der SmartArt-Grafiken erledigen das selbst wenig geübte Anwender im Handumdrehen mit ansprechender Optik.

PowerPoint 2010 bietet für Abläufe neue, interessante SmartArt-Layouts, von denen ich hier vier vorstellen möchte (natürlich gibt es diese SmartArts auch in Word, Outlook oder Excel).

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Als ein bekannter Discounter vergangene Woche ein supergünstiges Grafiktablett anbot, konnte ich nicht widerstehen. Schon beim Anschließen war ich verblüfft: Windows 7 und die Office 2010-Programme verstehen das Gerät auf Anhieb – ohne Treiber, ohne Zusatzsoftware.

In PowerPoint 2010 erlebte ich dann weitere Überraschungen:

• Das Grafiktablett lässt sich auch während der Bildschirmpräsentation zum Skribbeln nutzen.
• Ist das Gerät angeschlossen, stehen im Bearbeitungsmodus alle Freihandtools zur Verfügung.
• Es gibt eine Option In Formen konvertieren, mit der das Gerät bereits beim Skizzieren interpretiert, welche Form ich gerade zeichne. Sobald ich den Stift absetze, macht PowerPoint eine “saubere” Form daraus.

Per Zufall machte ich noch folgende Entdeckung:

• Ich zeichnete eine Figur (3) bei eingeschalteter Option In Formen konvertieren, die eine schon vorhandene Zeichnung (1) schnitt.
• Es verblüffte mich schon, dass nicht nur die neu gezeichnete Figur umgerechnet wurde (5), sondern auch die bereits existierende (4).

Fazit: Mit dieser Methode lassen sich Kritzeleien aus dem Vortrag für die später folgende Dokumentation leicht „in Form bringen“.

Es handelt sich übrigens um ein Medion-Grafiktablett für 30 Euro.

Wer in einer Präsentation schon mal eine Münze oder andere Objekte in Gold erscheinen lassen musste, weiß, dass die vorfertigten Farbverläufe in PowerPoint einige Wünsche offen lassen. Da hilft nur manuelles Anpassen. Das kostet Zeit.

Hilfe kommt vom Hamburger Präsentations-Dienstleister EXIT ELEVEN, der über 200 sofort verwendbare Farbverläufe aller Art zum kostenlosen Download zur Verfügung stellt.

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Wie im ersten Teil beschrieben, kann die Bildkomprimierung in PowerPoint, Word und Excel in Office 2010 für jede Datei individuell festgelegt werden. So kann ich beispielsweise eine Präsentation als Druckversion mit 220 ppi speichern und eine zweite Version mit 96 ppi für Bildschirmpräsentation und E-Mail-Versand.

Hier eine kleine Testreihe, was das für die Dateigrößen bedeutet.

• Ausgangspunkt ist eine PowerPoint-Präsentation, in die 10 Bilder eingefügt wurden.
• Jedes davon hat eine recht hohe Auflösung von 220 bis 300 ppi.
• Zusammengenommen bringen es die 10 Bilde auf eine Dateigröße von 20,4 MB. 

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Wenn infolge eingefügter Bilder die Dateigröße zum Problem wird, ist die Bildkomprimierung von Office gefragt. In Version 2003 muss ich den Befehl zum Komprimieren selbst aktivieren. In 2007 hingegen ist voreingestellt, dass Bilder beim Speichern einer Datei automatisch komprimiert werden. Auch in Office 2010 gilt dieser Automatismus. Allerdings hatte ich zunächst Mühe, das System zu verstehen, als ich das folgende Dialogfeld sah.

Bisher kannte ich drei Optionen: 96, 150 und 220 ppi. Doch die waren plötzlich alle nicht verfügbar. Stattdessen sah ich als vierte und neue Option Dokumentauflösung verwenden.

Nach einigem Probieren mit weiteren Bildern war des Rätsels Lösung schnell gefunden:

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