Die Tatsache, dass sich mit den SmartArt-Grafiken in kürzester Zeit optisch ansprechende Schaubilder bauen lassen, ist für zahlreiche Anwender ein guter Grund, auf die Version 2007 umzusteigen. Doch was passiert, wenn eine PowerPoint 2007-Präsentation mit SmartArts an Anwender weitergegeben wird, die eine ältere PowerPoint-Version haben?

• Hat der Empfänger das Compatibility Pack installiert, lässt sich die PowerPoint 2007-Datei öffnen und die SmartArts werden angezeigt.
• Wird die Datei als PowerPoint 97-2003-Präsentation abgespeichert, sind die SmartArts ebenfalls zu sehen.

In beiden Fällen liegen die SmartArts als Bilder vor und können nicht bearbeitet werden.

Natürlich ist es technisch auch möglich, nicht die komplette Präsentation, sondern nur ein fertiges SmartArt-Objekt wie das unten gezeigte Organigramm weiterzugeben. Dazu reicht ein rechter Mausklick auf den Rahmen des SmartArt-Objektes und dann die Wahl des Befehls Als Grafik speichern. Doch wie ist die Qualität in den gängigen Formaten PNG, BMP, JPEG und welche Dateigröße ergibt sich für eine PowerPoint-Datei bei der Verwendung der verschiedenen Formate?

Ein kleiner Test gibt schnell Antwort auf diese Fragen. Ich speichere das gezeigte SmartArt-Objekt in den drei Grafikformaten und baue danach jedes Bild in eine Folie ein und speichere diese eine Folie als separate Präsentation im Format 97-2003. Hier zunächst die Größen der entstehenden PowerPoint-Dateien:

Bei der Qualität liegen BMP und PNG gleich auf. Die JPEG-Grafik weist einige unschöne Streifen auf.

Fazit: Im Gesamturteil Qualität + Größe setzt sich in dem Fall das gute alte Bitmap-Format (BMP) als Sieger durch.

Anders als in Word und Excel ist das Anlegen eigener Tabellenformatvorlagen in PowerPoint nicht vorgesehen. Schade – denn die integrierten Formatvorlagen können zwangsläufig nicht allen Anforderungen genügen. Bei näherem Hinsehen sind sie jedoch flexibler, als ich zunächst angenommen habe. Denn unter Optionen für Tabellenformat kann ich wählen, ob die Tabelle eine Ergebniszeile und abwechselnd formatierte Zeilen bzw. Spalten haben soll oder ob die erste und letzte Spalte abweichend von den übrigen gestaltet sind.

Trotzdem bleiben Wünsche offen:

• Ich würde gern die Farbe von Spaltenköpfen und Zeilen unabhängig voneinander wählen.
• Ein weiteres – gar nicht so seltenes – Problem: Ist in der PowerPoint-Vorlage eine halbfette Schrift als Standard hinterlegt, sieht das Schriftbild im voreingestellt (Doppel-)Fett gesetzten Tabellentitel nicht wirklich schön aus.

Wenn ich nicht ständig manuell formatieren oder nach einer geeigneten Musterfolie suchen möchte, bleibt mir noch die Möglichkeit, per Eingriff in die XML-Dateien eine Tabellenformatvorlage zu modifizieren. Zugegeben, ein etwas steiniger Weg. Aber er bietet mir beim Erstellen von PowerPoint-Vorlagen die Flexibilität, die ich brauche und die meine Kunden erwarten.

Habe ich erst einmal die richtigen Voreinstellungen gefunden, kann ich diese – wie unten gezeigt – per rechten Mausklick über das Kontextmenü der Galerie sogar als Standard definieren. Damit werden künftig neue Tabellen schon beim Einfügen genau so formatiert werden, wie ich sie brauche.

Fazit: Mit Hilfe von XML lassen sich auch in PowerPoint Tabellenformatvorlagen anpassen. Besser wär es natürlich, wenn die Entwickler von PowerPoint diese Funktionalität gleich eingebaut hätten – bei Word und Excel ist es schließlich auch möglich.

Gestern hat mich eine Pressemeldung zu den Testergebnissen mit der Beta-Version des Service Pack 3 (SP 3) für Windows XP überrascht. Die Tester berichten, dass mit dem SP 3 im Betriebssystem Windows XP Leistungsbremsen beseitigt werden und die Arbeit mit Office 2007 flüssiger läuft – um 10% schneller.

Dieser Teil der Nachricht ist zwar interessant, aber nicht wirklich spektakulär. Aber jetzt kommt’s: Als auf einem gleichartigen Testsystem statt Windows XP mit dem SP 3 das neue Windows Vista als Betriebssystem arbeitete, lief Office 2007 “zweimal langsamer”. Also halb so schnell, wenn ich das richtig übersetze.

Fazit: Es ist wohl sinnvoll, Microsoft Zeit zu lassen, aus Vista ein Betriebssystem zu machen, das erst einmal mindestens genauso schnell wie sein Vorgänger arbeitet. Da Office 2007 aufgrund seiner verbesserten Grafikmöglichkeiten schon sehr ressourcenhungrig ist, stellt sich zurecht die Frage: Warum den Rechner durch ein lahmes Vista noch weiter ausbremsen?

P.S. Die gleichen Tester, die das neue SP 3 für Windows XP prüfen, haben auch das angekündigte SP 1 für Vista unter die Lupe genommen. Resultat: 2% schneller. Also nicht erwähnenswert. Mehr dazu gibt es u.a. hier.

Eine eingefügte Musikdatei spielt normalerweise so lange, bis erneut auf die Folie geklickt wird. Das ist für kurze Töne sicherlich sinnvoll, längere Musikstücke sollen aber häufig über mehrere Folien hinweg spielen. In den älteren PowerPoint-Versionen war es nicht so einfach, den dafür zuständigen Befehl zu finden. Das ist jetzt einfacher.

Wenn ein Musikstück auf einer Folie eingefügt ist, genügt ein Doppelklick auf das Lautsprechersymbol, um in der Multifunktionsleiste die Registerkarte Soundtools/Optionen anzuzeigen. In der Befehlsgruppe Soundoptionen gibt es – so wie nachfolgend gezeigt – eine Auswahlliste neben Sound wiedergeben. Der letzte Eintrag namens Folienübergreifende Wiedergabe ist es.

PowerPoint stellt jetzt ein, dass die Wiedergabe 999 Folien lang weiter läuft. Das gleiche Ergebnis ließe sich erreichen, wenn im Aufgabenbereich Benutzerdefinierte Animationen die Effektoptionen zum Sound aufgerufen werden und dort eingetragen wird, dass die Wiedergabe nach 999 beendet wird. Natürlich ist der Weg über die Option Folienübergreifende Wiedergabe in der Multifunktionsleiste eindeutig schneller und leichter zu finden.

Das Ganze funktioniert übrigens auch für einen Film, der weiterlaufen soll, während die Folieninhalte wechseln. Auch hier kann eine folienübergreifende Wiedergabe eingeschaltet werden.

Schraffuren in Säulen- oder Tortendiagrammen wurden in Office 2007 zugunsten von Bildfüllungen weggelassen. Solche Schraffuren sind beispielsweise nützlich, wenn beabsichtigt ist, den Ausdruck nicht in Farbe, sondern nur Schwarz-Weiß vorzunehmen. Eric Patterson hat nun in einem seiner Blogs aufgezeigt, wie Excel-Anwender diese Lücke schließen können.

Er zeigt dazu zwei Wege auf:

• Markierung des zu schraffierenden Objekts und dann einen “tricky” Wechsel in den VBA-Editor, um dort im Direktbereich etwas Quellcode zu platzieren.
• Download eine Excel-Add-Ins, welches die Multifunktionsleiste um die gesuchte Funktionalität erweitert.

Alle die PowerPoint-Anwender, die nun erleichtert aufatmen wollen und denken, dass Diagramme unter PowerPoint ja letztlich nur Excel sind, müssen (und ich hoffe, ich irre mich) enttäuscht werden:

• Der Trick mit dem VBA-Editor schlägt fehl, da die Microsoft-Entwickler es in der Eile oder mit Absicht versäumt haben, die Diagramme im Objektmodell zur Programmierung offen zu legen.
• Das Excel-Add-In arbeitet in dem Fall nicht, da zum Bearbeiten eines Diagramms unter PowerPoint nur das Datenblatt in Excel gezeigt wird, nicht aber das Diagramm selbst.

Zwei Alternativen bleiben dennoch:

• Das Diagramm in Excel mit Schraffuren vorbereiten, nach PowerPoint kopieren und dort nicht mehr anfassen.
• Das Diagramm in seine Bestandteile auflösen und die daraus resultierenden AutoFormen mit dem Quellcode-Trick in PowerPoint schraffieren. Dazu die entsprechende AutoForm markieren, mit ALT-F11 in den VBA-Editor wechseln und in das Direktfenster etwas schreiben wie

  ActiveWindow.Selection.ShapeRange.Fill.Patterned msoPatternDarkVertical

  Die Art der Schraffur wird in selbstsprechenden Konstantennamen beim Schreiben des Codeschnipsels angeboten. Hier sind also VBA-Grundkenntnisse erforderlich

Vielleicht findet sich jemand, der das Add-In für PowerPoint anfertigt, welches beim Schraffieren der AutoFormen (allerdings nicht von Diagrammen) so komfortabel wie das genannte Excel-Add-In hilft.

Nachtrag (die Information stammt von Susanne Walter): PowerPoint und Excel setzen dieselben Diagramm-Vorlagen ein. Damit bleibt die Vorbereitung der Schraffuren unter Excel, das Speichern des so angepassten Diagramms als Vorlage und die direkte Übernahme des “Designs” nach PowerPoint durch Verwendung eben dieser Vorlage.