Die Themen PDF und XPS tauchen in diesem Blog ja schon häufiger auf. Nun ist mir beim Schmökern auf MSDN aufgefallen, dass XPS-Dateien, genau wie die OpenXML-Dokumente der Office 2007-Anwendungen wie ZIP-Archive organisiert sind. D.h. ich erweitere ganz einfach den Dateinamen einer XPS-Datei um die Dateiendung .ZIP und kann anschließend den Dateiinhalt wie eine ZIP-Datei öffnen und untersuchen. Hier als Beispiel die Datei “Handbuch für den VBA-Worker.xps.zip” als geöffnetes ZIP-Archiv:

• Im Ordner Pages befinden sich die XML-Seiten mit den Beschreibungen der einzelnen Druckseiten des XPS-Dokumentes. Wie für XML-Dateien üblich kann ich die Seiten nach dem Auspacken mit einem gewöhnlichen Texteditor öffnen.
• Die Textzeilen werden über das Attribut UnicodeString gekennzeichnet und ich kann via Suche die Texte ausfindig machen.
• Unter Resources im Ordner Images finde ich die Bilder des Dokumentes – fein säuberlich der Reihe nach aufgelistet.

Falls also mal das PowerPoint-Original verloren gehen sollte: Aus der XPS-Datei lassen sich die Text- und Bildinhalte ganz einfach wieder gewinnen – wenn keine Schutzmechanismen angewendet worden sind. Aber umgekehrt wird ja auch ein Schuh daraus – falls Sie nicht wollen, dass Ihr Text und Ihre Bilder in andere Hände gelangen?

Ich suche gern auf der US-Seite von Microsoft Office Online nach ClipArts, da Neuheiten dort zuerst angeboten werden. Unter einigen Fotos taucht dort seit kurzem ein Einkaufswagen-Symbol auf. Das ließ mich stutzen – bisher waren ClipArts kostenlos.

Ein Blick in den Clip art and media blog brachte dann Aufklärung: Microsoft kooperiert neuerdings mit Bilddatenbanken wie iStockphoto. Dort werden Bilder mit höherer Auflösung für ein paar Dollar zum Kauf angeboten. Kommen jetzt teure Zeiten auf uns zu, weil die Office Online ClipArt-Seite als kostenlose Bildquelle wegfällt? Ein Blick in die Details beruhigte mich: Eine von Microsoft kostenlos angebotene Bildversion ist 1.050 Pixel breit (die Höhe der Bilder schwankt je nach Seitenverhältnis zwischen 600 und 900 Pixeln). Das ist eine Qualität, die auch für eine Darstellung in Foliengröße, z.B. als Hintergrundbild, völlig ausreicht.

Tipp: Einen guten Überblick über das Angebot von iStockphoto auf der Microsofts ClipArt-Seite erhielt ich, als ich einfach den Suchbegriff “iStockphoto” eingab.

Fazit: Ich sehe die Kaufbilder nicht als Grund zur Besorgnis, sondern als Erweiterung des Angebotes, das ich dann nutzen kann, wenn ich für den Druck mal eine höhere Auflösung von einem Bild benötige.

Es ist eine gute Angewohnheit, PowerPoint-Add-Ins mit einer digitalen Signatur zu versehen und zu verteilen. Das bringt Sicherheit bei den Mitarbeitern im Unternehmen bzw. bei Partnern, die Add-Ins in ihre Arbeit einbeziehen wollen oder müssen.

Microsoft Office hat bereits seit Jahren ein kleines Programm im Rucksack, welches selfcert.exe heißt. Mit diesem können Entwickler ihre Projekte signieren, wenn diese in einem überschaubaren Bereich verteilt werden sollen. Ein Für und Wider zu diesem Tool soll hier nicht besprochen werden, wir beschreiben nur das, was Sie als Anwender in diesem Falle tun können.

Zunächst platzieren Sie das Add-In an einen Ort Ihrer Wahl. Weiterhin sei vorausgesetzt, dass PowerPoint mit folgenden Einstellungen im Vertrauensstellungscenter arbeitet:

• Makros werden mit Benachrichtigung deaktiviert und
• Add-Ins müssen von einem vertrauenswürdigen Herausgeber signiert sein.

Doppelklicken Sie nun auf das signierte Add-In, so öffnet sich PowerPoint mit folgender Meldung:

Bevor Sie also etwas aktivieren können, müssen Sie sich die Signaturdetails anschauen. Tun Sie das, so erscheint der Dialog

der Ihnen erlaubt, das Zertifikat anzeigen und installieren zu lassen:

Dieser Installationsvorgang verläuft in einigen Schritten selbsterklärend. Schließen Sie PowerPoint und starten Sie es anschließend noch einmal durch Doppelklick auf das Add-In, so sehen Sie nun den PowerPoint-Sicherheitshinweis in folgender Form:

Sie haben die Wahl, dem Herausgeber nur im vorliegenden Fall oder aber in Zukunft immer dann zu vertrauen, wenn PowerPoint das eben installierte Zertifikat erkennt.

Damit das Add-In dauerhaft geladen wird, wenn Sie PowerPoint starten, muss es wie unter früheren Versionen durch den Add-In-Manager behandelt werden. Dieser verfährt analog zu den obigen Schritten. Den Manager finden Sie unter den PowerPoint-Optionen im Bereich Add-Ins (anzeigen und verwalten) ganz unten unter der Auswahl PowerPoint-Add-Ins.

Und noch ein Tipp: Versuchen Sie ein Add-In zu laden, welches (noch) nicht vertrauenswürdig ist und haben Sie in den Optionen die Benachrichtigung nicht deaktiviert, so erscheint die Informationsleiste mit Zugriff auf mögliche Sicherheitseinstellungen:

Durch Klick auf Optionen… können Sie Feineinstellungen vornehmen:

Alle bisherigen PowerPoint-Versionen hatten maximal fünf Gliederungsebenen auf einer Folie. Hatten Sie je den Wunsch, mehr Ebenen zu verwenden? Jetzt können Sie! PowerPoint 2007 verfügt über sage und schreibe neun Ebenen auf der Folie. Ich habe schon von der Verwendung von fünf Ebenen abgeraten, geschweige denn von neun! Andererseits bin ich nicht zum Weltverbessern da, sondern zum Erklären 

Wie Sie die Ebenen erreichen, kennen Sie vermutlich aus den alten PowerPoint-Versionen: in einem Textplatzhalter am Ende des Textes die Enter-Taste drücken und direkt danach die Tabulator-Taste (TAB), schon befinden Sie sich in der nächsten Unterebene. Sie können auch auf das Symbol Listenebene erhöhen klicken oder Alt + Umschalt + Pfeil nach rechts drücken. Die zwei letzten Varianten funktionieren auch, wenn schon Text in der Zeile steht; die erste nur, wenn noch nichts geschrieben ist. Zurück zur vorhergehenden Ebene geht es mit Umschalt + TAB oder mit Listenebene verringern oder mit Alt + Umschalt + Pfeil nach links nach links.

Welchen Vorteil soll es nun bringen, neun Ebenen auf eine Folie zu quetschen? Ich sehe als einzigen Vorteil, dass man nun Gliederungen aus Word komplett auf eine Folie bringen kann. Bislang war nach der Überschriftsebene 6 Schluss: die erste Ebene wurde zum Folientitel und die nächsten fünf Überschriftsebenen wurden zu Textgliederungen. Jetzt wird nichts mehr abgeschnitten, alle Ebenen werden korrekt übertragen und Sie können auf der Folie aus den tiefsten Unterebenen normalen Text machen. Nach wie vor werden keine anderen Textformate aus Word übernommen als die Überschriften!

Übrigens ist der Befehl in Word entfallen, der eine Word-Gliederung an PowerPoint schickt. Jetzt funktioniert die Übernahme einer Gliederung nur noch von PowerPoint aus und zwar über die Registerkarte Start mit der Befehlsfolge Neue Folie – Folien aus Gliederung.

Alle PowerPoint Versionen bis 2003 weigern sich bisher hartnäckig, einen Makro-Code automatisch beim Öffnen der Datei auszuführen. Was bei Word oder Excel ganz selbstverständlich ist, fehlt in PowerPoint, weil PowerPoint-VBA keine Ereignisse wie Datei_Öffnen oder dergleichen kennt. Mit Einführung der Multifunktionsleiste (Ribbon) in Version 2007 ändert sich zwar nichts an dem Konzept, aber es können sogenannte CallBack-Funktionen in den XML-Code eingebaut werden, welcher die Multifunktionsleiste steuert. Diese CallBack-Funktionen können beim Laden einer benutzerdefinierten Oberflächenanpassung VBA-Code aufrufen. Wie das XML-Gerüst einer customUI.xml zu erstellen ist, habe ich im Beitrag Sprechen Sie RibbonX? Oder: Die Multifunktionsleiste anpassen beschrieben. Das Gerüst lässt sich wie folgt um Callback-Funktionsaufrufe erweitern:

Das Zauberwort lautet also onLoad und es ruft in diesem Beispiel die Prozedur doInit in einem VBA-Modul auf. Der Mechanismus ist zwar dafür gedacht, eine Initialisierung des Ribbons vorzunehmen, aber es spricht wohl nichts dagegen, da auch die Dinge zu behandeln, die VBA-Entwickler von den Eventprozeduren der Office-Verwandten Word oder Excel gewohnt sind.