Dass Microsoft für sein neues Office-Paket wirbt, ist verständlich. Doch abseits der Werbeversprechen stellt sich für Anwender und IT-Entscheider die Frage “Welchen Nutzen bringt die neue Office-Version?” oder noch präziser gefragt: “Wer sollte umsteigen?”.Was PowerPoint 2007 betrifft, möchte ich heute zunächst einmal vier Antworten geben (und damit auch andere ermutigen, ihre Standpunkte und Erfahrungen kundzutun).
Wer also sollte umsteigen?
1) Ambitionierte Anwender, die ihren Textfolien, Schaubildern, Fotos und Diagrammen ein wirklich professionelles Aussehen geben wollen und die nicht die Zeit, das Know-how oder das Budget haben, mit Photoshop, Illustrator & Co. für attraktive Vorlagen zu sorgen.
DENN: Mit den zahlreichen attraktiven Effekten, die für die Gestaltung von Texten, Formen, Diagrammen und SmartArt-Grafiken zur Verfügung stehen, lassen sich in kürzester Zeit optisch sehenswerte Ergebnisse erzielen, die sonst nur mit Spezialprogrammen außerhalb von PowerPoint erreicht werden konnten.
Mein persönlicher Favorit unter den Effekten ist übrigens “Poliert”.
2) Anwender, denen es an Zeit, Kreativität oder an Übung im Umgang mit PowerPoint fehlt, die aber wenigstens einige ihrer Textfolien in bildhafte Informationen umwandeln wollen, ohne gleich eine Tiefenkenntnis der Funktionen des Programms haben zu müssen.
DENN: Die Möglichkeit, mit einem einfachen Rechtsklick auf einen markierten Text diesen in ein ansehenswertes Layout umzuwandeln, entlastet nicht nur vom zeitlichen und kreativen Aufwand. Sie hilft auch, Dinge übersichtlicher, verständlicher und in ihrem Zusammenhang darzustellen. Das Zauberwort heißt SmartArt-Grafiken. Der Clou: Findige Grafiker und XML-Spezialisten können die Sammlung der über 80 mitgelieferten SmartArts um weitere ergänzen.
Eines soll hier nicht verschwiegen werden: die SmartArts sind nicht nur ein Segen. Wer individuelle Wünsche an die Gestaltung eines mit Hilfe von SmartArt angelegten Ablaufs, Organigramms oder sonstigen Schaubildes hat, wird manchmal verzweifeln und meinen, es handele sich noch um eine Beta-Version.
3) Firmen, die sich die Aufgabe stellen, ihren Dokumenten endlich ein einheitliches Erscheinungsbild zu geben. Egal, ob nun gleich der Begriff Corporate Design im Munde geführt wird oder ob einfach nur dafür gesorgt werden soll, dass die Anwender mit gleichen Schriften, Farben, Tabellenvorlagen und Grafikeffekten arbeiten – mit der Version 2007 ist dieses Ziel zu erreichen.DENN: Mit den Office-Designs und den damit verbundenen Möglichkeiten zur Gestaltungs-Standardisierung stehen wichtige Komponenten zur Verfügung, die in PowerPoint, Word und Excel gleichermaßen einsetzbar sind.Aber Vorsicht, anders als es vielleicht manche Werbeaussage vermuten lässt, ist der Umgang mit Office-Designs keineswegs ein Spaziergang. Eher eine Klettertour, bei der man auf kundige Führer angewiesen ist. Vorlagen und Office-Designs sollten daher nicht nur Chefsache, sondern vor allem Profi-Sache sein. Vorbei die Zeiten, da in Agenturen die PowerPoint-Vorlagen für Kunden mal schnell nebenbei vom Praktikanten am ungeliebten Windows-PC erstellt werden konnten.
4) Mittlere und große Unternehmen, die über einen gewachsenen und umfangreichen Bestand an Präsentationen verfügen und daher diese Folienflut beherrschen und vernünftig verwalten wollen – bis hin zu einer exakten Versionierung und Rechtevergabe für Dokumente.DENN: Die Möglichkeiten, die PowerPoint 2007 im Zusammenspiel mit dem neuen SharePoint Server für das systematische Einrichten und gezielte Nutzen von unternehmensweit erreichbaren und ständig aktuellen Folienbibliotheken besitzt, sind für die Anwender schon genial. Hier nur ein Beispiel: eine Produktpräsentation, in der die Folien zu den einzelnen Produkten von mehreren Stellen im Unternehmen kommen und in der zu Beginn die Firma mit aktuellen Umsatzzahlen und Niederlassungen vorgestellt wird. Ein Horror für jeden, der diese Präsentation – wie immer unter Zeitdruck – zusammenstellen muss. Mittels Folienbibliotheken jetzt ein Kinderspiel: einfach die Folien, die von anderen Stellen im Haus kommen, mit der eigenen Präsentation verknüpfen (!) und eine Aktualisierung festlegen. Die Möglichkeiten dieses neuen Dokumentenmanagements gelten natürlich nicht nur für PowerPoint, sondern auch für Word und Excel. Alle, die bisher Geld für die Software von Drittanbietern ausgegeben haben und damit Teillösungen erzielten, haben jetzt die Möglichkeit zu einer Lösung aus einer Hand, die officeweit funktioniert. Dass solche Lösungen nicht zum Nulltarif zu haben sind und es einer vernünftigen Implementierung bedarf, weiß jeder IT-Entscheider.
