In bisherigen Office-Versionen ließen sich Menüs, Befehle und Symbolleisten per VBA-Programmierung ändern. In 2007 ist die Benutzeroberfläche komplett anders aufgebaut. Um sie anzupassen, ist jetzt XML erforderlich.

XML ist – auch wenn man das von außen zunächst gar nicht sieht – das Gerüst jeder PowerPoint 2007-Datei. Ändere ich bei einer PowerPoint 2007-Präsentation die Endung PPTX in ZIP, sehe ich die zahlreichen XML-Dateien. Eine davon – namens customUI.xml – steuert das Aussehen der Multifunktionsleiste.

Am besten lässt sich das anhand eines konkreten Falls demonstrieren. Soll beispielsweise verhindert werden, dass in einer bestimmten PowerPoint-Präsentation animiert wird, kann per XML-Befehl aus der Multifunktionsleiste die Registerkarte Animationen einfach komplett entfernt werden. Die Anweisung würde wie folgt lauten: <tab idMso=”TabAnimations” visible=”false”/> Die folgende Abbildung zeigt die Multifunktionsleiste vor und nach der Anpassung.

ORIGINAL
ANGEPASST

Wohl gemerkt, die Registerkarte Animationen fehlt jetzt beim Öffnen dieser einen PowerPoint-Datei. Öffne ich eine andere, ist die Multifunktionsleiste wieder komplett. Im gezeigten Beispiel wurde übrigens auch noch eine Registerkarte umbenannt: Entwurf in Design (siehe blauer Pfeil).

Mit dem Editor aus dem Windows-Zubehör ließen sich solche XML-Anweisungen einbauen (natürlich gibt es auch professionelle XML-Editoren, aber dazu ein anderes Mal mehr).

FAZIT: Ich schreibe in eine XML-Datei Anweisungen zum Anpassen der Multifunktionsleiste, montiere diese XML-Datei unter Einhaltung gewisser Richtlinien in die PowerPoint-Datei ein und sorge so dafür, dass meine Präsentation beim Öffnen in PowerPoint mit einer von mir vorbestimmten Multifunktionsleiste erscheint. Ein geniales Konzept, jede PowerPoint- bzw. Office-Datei kann so ihre eigene Benutzeroberfläche mitbringen!
Übrigens: Wird die so ausgestattete Datei als Add-in gespeichert, stehen die Anpassungen nach Installieren des Add-Ins permanent zur Verfügung.

Beispiel-Projekt: CooperateDesign.pptx

Beim Weitergeben von Präsentationen stellt sich immer wieder die Frage nach dem universellen Format. Die Ergebnisse beim Webexport einer PowerPoint-Präsentation haben mich noch nie wirklich überzeugt. Daher nehme ich gern mögliche Alternativen unter die Lupe. Eine davon ist das mittlerweile recht verbreitete Umwandeln von PowerPoint- in PDF-Dateien. Dass in Office 2007 mit einem kostenlosen Add-In von Microsoft der PDF-Export möglich ist, hat sich inzwischen herumgesprochen (wir haben über erste Erfahrungen in diesem Blog auch schon berichtet).

Für die PowerPoint 2007-Kurse bei den bevorstehenden PowerPoint-Anwendertagen habe ich mit einem der Organigramme aus den SmartArts eine Übersicht vorbereitet, in welchen Ausgaben von “PowerPoint aktuell” bereits Beiträge zur Version 2007 erschienen sind. Beim anschließenden Speichern der zwei Folien als PDF erlebte ich eine Überraschung.

• Als ich die Präsentation mit Adobe Acrobat 8 als PDF speicherte, blieb die zweite Folie leer.
• Beim Speichern mit dem Add-In von Microsoft hingegen wurden beide Folien ordnungsgemäß angezeigt.

Die Ursprungs-Präsentation hat 525 KB. Die 406 KB große PDF zeigt beide Folien komplett. Die mit Acrobat 8 erstellte PDF ist zwar nur halb so groß, aber dafür unvollständig.

Ich probiere meist beide Speicher-Methoden (auch in Excel und Word), weil ich einfach wissen möchte, ob es bemerkenswerte Abweichungen bei Qualität und Größe gibt. Diesmal steht es 1:0 für Microsoft.

Anschließend habe ich dann die PowerPoint-Präsentation noch ins XPS-Format konvertiert. Sie wuchs zwar um 30% an, aber die Qualität war wiederum perfekt. 2:0 für Microsoft.

Bleibt noch die Frage, wie und mit welchem Programm XPS-Dateien angezeigt werden:

• Unter Windows Vista kann ich per Doppelklick eine XPS-Datei in meinem Webbrowser (Internet Explorer 7) öffnen, die Folien beliebig vergrößern oder verkleinern und sogar zwei Folien gleichzeitig anzeigen lassen.
• Versuche ich das unter Windows XP (ebenfalls mit Internet Explorer 7), scheitere ich kläglich, denn da gibt es noch kein Anzeige-Tool für XPS-Dateien.

Fazit: Die Ergebnisse, die sich mit dem Add-In von Microsoft erreichen lassen, sind sowohl bei Fotos wie auch bei selbst erstellten Schaubildern im grünen Bereich. Während wohl so ziemlich alle PCs für das Anzeigen von PDF-Dateien gerüstet sind, gehört ein XPS-Viewer noch lange nicht zur Standardausstattung.

Mehr zum XPS-Viewer dann in einem weiteren Beitrag.

Dass es im Blog in den letzten Wochen etwas ruhiger war, lag daran, dass wir unserem PowerPoint 2007-Buch noch letzten Schliff geben mussten. Nun ist es in der Druckerei und Anfang Oktober kommt es (endlich) in die Buchläden bzw. zu den Online-Versandhändlern. Wer also jetzt bestellt, muss nicht mehr lange warten.

Einige “Kostproben” aus dem Buch folgen hier in Kürze.

…wie auch ich feststellen musste. Ganz in Gedanken habe ich einen “alten” Tastenkürzel gedrückt, einen aus PowerPoint-2003-Zeiten. ALT plus A plus R ruft in PowerPoint 2003 nacheinander zuerst das Menü Ansicht, dann den Befehl Raster und Führungslinien auf. Und siehe da: es tut es immer noch!

Neugierig wie ich bin (es heißt ja schließlich DIE Neugierde…), habe ich gleich ausprobiert, was noch so geht. Das meiste ist langweilig, aber zwei haben mir noch gut gefallen: ALT plus E plus A für Einfügen Folien aus Gliederung und ALT plus E plus M für Einfügen Diagramm. Mit dem letzten gelangt man übrigens nicht in die Diagrammbearbeitung über Excel, sondern landet im ebenfalls alten Programm Microsoft Graph! Das hat hin und wieder seine Vorteile, wenn die Präsentation mit dem Diagramm für Kollegen bestimmt ist, die noch PowerPoint 2002 oder 2003 verwenden. Es gibt dann keine Probleme beim Hin und Her zwischen den Programmen.

Gestern erhielt ich von Microsoft den Hinweis, dass die Interaktive Befehlsreferenz PowerPoint 2003-2007 jetzt auch als Offline-Version verfügbar ist.

Es handelt sich um eine kleine Flash-Anwendung, in der zunächst die vertraute Oberfläche von PowerPoint 2003 zu sehen ist. Sobald dort ein Menübefehl ausgewählt oder ein Symbol angeklickt wird, schaltet die Anwendung auf die Multifunktionsleiste von PowerPoint 2007 um und zeigt, wo da der entsprechende Befehl zu finden ist. Genial.

Bisher musste ich Online sein, um diese interaktive Referenz nutzen zu können. Jetzt kann ich sie herunterladen, auf dem eigenen Computer ablegen und somit jederzeit aufrufen. Hier die Adresse für den Download der 1,7 MB großen Datei “PP2003_2007CmdRef.exe”:

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=bef41dc3-8e28-4282-82d4-cec2f416cd40&DisplayLang=de

Nach dem Herunterladen wird die EXE-Datei per Doppelklick entpackt. Ergebnis ist die unten abgebildete, selbstablaufende Flash-Anwendung von knapp 2,5 MB. Die Entpackroutine fragt, wo diese Datei abgelegt werden soll.

Mein Tipp: Am besten diese Anwendung in einem separaten Ordner ablegen – beispielsweise unter C:\Programme\PPT-Referenz2003-2007 (der Ordner muss vorher angelegt werden). Anschließend in diesen Ordner wechseln, die Datei markieren und mit Strg+C in die Zwischenablage kopieren. Nun den Windows-Desktop anzeigen, auf eine freie Stelle des Desktops mit der rechten Maustaste klicken und im Kontextmenü den Befehl Verknüpfung einfügen wählen. Nun kann die Umstiegshilfe per Doppelklick direkt vom Desktop aus aufgerufen werden.