Gestern erhielt ich von Microsoft den Hinweis, dass die Interaktive Befehlsreferenz PowerPoint 2003-2007 jetzt auch als Offline-Version verfügbar ist.

Es handelt sich um eine kleine Flash-Anwendung, in der zunächst die vertraute Oberfläche von PowerPoint 2003 zu sehen ist. Sobald dort ein Menübefehl ausgewählt oder ein Symbol angeklickt wird, schaltet die Anwendung auf die Multifunktionsleiste von PowerPoint 2007 um und zeigt, wo da der entsprechende Befehl zu finden ist. Genial.

Bisher musste ich Online sein, um diese interaktive Referenz nutzen zu können. Jetzt kann ich sie herunterladen, auf dem eigenen Computer ablegen und somit jederzeit aufrufen. Hier die Adresse für den Download der 1,7 MB großen Datei “PP2003_2007CmdRef.exe”:

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=bef41dc3-8e28-4282-82d4-cec2f416cd40&DisplayLang=de

Nach dem Herunterladen wird die EXE-Datei per Doppelklick entpackt. Ergebnis ist die unten abgebildete, selbstablaufende Flash-Anwendung von knapp 2,5 MB. Die Entpackroutine fragt, wo diese Datei abgelegt werden soll.

Mein Tipp: Am besten diese Anwendung in einem separaten Ordner ablegen – beispielsweise unter C:\Programme\PPT-Referenz2003-2007 (der Ordner muss vorher angelegt werden). Anschließend in diesen Ordner wechseln, die Datei markieren und mit Strg+C in die Zwischenablage kopieren. Nun den Windows-Desktop anzeigen, auf eine freie Stelle des Desktops mit der rechten Maustaste klicken und im Kontextmenü den Befehl Verknüpfung einfügen wählen. Nun kann die Umstiegshilfe per Doppelklick direkt vom Desktop aus aufgerufen werden.

Das neue Vorlagenkonzept von PowerPoint 2007 ist nicht nur für die eine Herausforderung, die schon auf die neue Version umgestiegen sind. Auch alle, die mit den Vorgängerversionen arbeiten, werden mit recht eigenwilligem Programmverhalten konfrontiert, wenn ihre Dateien zwischendurch in 2007 bearbeitet wurden. Ein Vorgang, der in den nächsten Monaten wohl tausendfach vorkommen wird, da die meisten Unternehmen schrittweise umstellen und die Anwender in der Zeit mit unterschiedlichen Programmversionen arbeiten.

Nehmen wir ein typisches Beispiel: Eine Präsentation wird von Anwender A in 2003 erstellt, von Anwender B in 2007 bearbeitet und gespeichert und zurück an Anwender A geschickt. Wenn Anwender A nun in seiner Version 2003 die Idee hat, nach der Titelfolie eine weitere Folie in die Präsentation einzufügen, wird er nicht schlecht staunen: Er erhält zwar – wie bisher auch – automatisch das Layout Titel und Inhalt, aber diese neue Folie hat den Hintergrund der Titelfolie. Bizarr.

Nach kurzem Nachdenken findet sich auch ein Grund dafür:
In PowerPoint 2003 besteht eine Vorlage (meist) aus Folienmaster und Titelmaster. Diesen Verbund von Folien- und Titelmaster gibt es in 2007 nicht mehr. Er wird abgelöst von einem Master mit mehreren Layouts, u. a. für Titelfolien. Anstelle des bisherigen Sets aus Folien- und Titelmaster enthält die Präsentation in 2007 also zwei voneinander unabhängige Master. Und genau so wird sie nach dem Speichern in Version 2007 auch von 2003 interpretiert. Eine neue Folie, die nach der Titelfolie eingefügt wird, verwendet in 2003 “folgerichtig” den Master der vorherigen Folie und damit den Hintergrund der Titelfolie.

Und nach diesem “Schreck” nun noch die Lösung:

• Um neuen Folie in 2003 den richtigen Hintergrund zuzuweisen, muss zunächst über Format/Foliendesign der Aufgabenbereich eingeblendet werden. Er zeigt unter In dieser Präsentation verwendet
  den bisherigen Folien- und Titelmaster als zwei verschiedene Foliendesigns an.
• Jetzt NICHT auf eine der Miniaturansichten klicken, um den Folienhintergrund auszutauschen, sondern mit der Maus nur darauf zeigen, bis rechts die Pfeilspitze für ein Aufklappmenü erscheint. Dann – wie unten gezeigt – dieses Aufklappmenü öffnen und den Befehl Für ausgewählte Folien übernehmen anklicken.

Beim Klick auf die Miniaturansicht selbst würden alle Folien der Präsentation angepasst und der nicht mehr verwendete zweite Master aus der Präsentation entfernt werden. Folge: Auch die Titelfolie würde dann den Hintergrund der übrigen Folien verwenden.

Medizinische Wunder kann ich nicht versprechen. Aber als mein Chef im Zuge der neuen Nichtraucher-Gesetzgebung mich bat “Druck’ doch mal ein paar Rauchverbots-Schilder”, dann bietet PowerPoint 2007 einige sehr nützliche Funktionen. Eine davon liebe ich schon seit der 1. Betaversion, und die möchte ich gern vorstellen.

Die ClipArts auf der Microsoft Office Online-Webseite sagten mir nicht zu und so beschloss ich, selber ein Schild zu gestalten. Ein Verbotsschild gibt es bei den Formen (früher AutoFormen). Die neuen Zeichnungsbefehle lieferten einen dezenten 3D-Effekt. Fehlte nur noch die Zigarette im Hintergrund. Bei einer Suche nach “Zigarette” fand ich in den ClipArts auch eine geeignete, die ich nur noch gespiegelt und gedreht habe (und zwar Zigarette und Qualm separat nach dem Auflösen der Gruppierung). Um dieses ClipArt besser positionieren zu können, habe ich einen Kreis exakt hinter den Ausschnitt des Verbotsschildes gelegt. Und der musste nun mit der Zigarette gefüllt werden.

Und genau dabei hilft mir eine meiner Lieblings-Zeichnen-Funktionen: Einfügen aus Zwischenablage.

Das ist in wenigen Schritten erledigt:

1. ClipArt (also die veränderte und wieder gruppierte Zigarette) mit Strg+C in die Zwischenablage kopieren. Kreis markieren und das Register Zeichentools/Format aufrufen.
2. Ganz rechts unten in der Gruppe Formenarten den Pfeil, das sog. “Startprogramm für Dialogfelder”, anklicken.
3. Kategorie Füllung auswählen.
4. Dort die Bild- oder Texturfüllung …
5. … und ohne zwischenzuspeichern das Bild aus der Zwischenablage einfügen!
6. Mit den Dehnungsoptionen kann ich das Bild noch etwas mehr in die Mitte rücken (Achtung: Hier besteht die Gefahr, es zu verzerren).
7. Und indem ich erlaube, dass man die Füllung mit der Form drehen kann, könnte ich jetzt noch den Winkel korrigieren.

Und schon nach drei Minuten konnte ich das fertige Rauchverbots-Schild auf den Drucker schicken. (Nein, nicht um mir eine Zigarettenpause zu gönnen – meine Sucht ist Kaffee …)

Nachtrag: In den bisherigen PowerPoint-Versionen habe ich stets davor gewarnt, Bilder über die Zwischenablage einzufügen, da dies die Dateigröße erhöht. Ich habe deshalb mal einen Blick “hinter die Kulissen” der PowerPoint-XML-Datei geworfen. Die Füllung der Form wird als PNG abgespeichert und während die Original-ClipArt-Datei 8 KB groß ist, schlug diese PNG-Datei gerade mal mit 10 KB zu Buche. Wie sich dieses Vorgehen bei vielen und großen Bildern auswirkt, bleibt auszutesten, aber für ein Verbotsschild ist dieses Vorgehen allemal akzeptabel. Mehr Details dazu gibt’s dann bei den PowerPoint-Anwendertagen.

Am 1. Juni hatte ich unter “Wer braucht PowerPoint 2007” geschrieben, dass die Office-Designs nicht automatisch die Probleme des Corporate Designs lösen, auch wenn manche Werbeaussage das vermuten lässt.

Zahlreiche Hilferufe von Anwendern bestätigen die damalige Einschätzung. Für viele IT- und Corporate Design-Verantwortliche ist der Umgang mit Office Designs, Farbskalen, Master und Vorlagen in PowerPoint 2007 eher ein Jonglieren, bei dem immer mindestens ein Ball herunterfällt. Selbst gestandene PowerPoint-Dienstleister beklagen sich über die Komplexität des Themas, die Unzulänglichkeiten des Programms und die vielen Fallstricke.

Für mich steht fest: Die Idee der Office Designs und die Möglichkeit, eigene Folienlayouts anzulegen, waren mutig bzw. notwendig. Dass die Neuerungen aber nicht durchdacht bis zum Ende umgesetzt wurden, ist mehr als bedauerlich.

Damit keiner meint, es gehe nur um billige Stimmungsmache, hier ein kleines Beispiel, das anhand ein und derselben Vorlage zeigt, worum es u.a. geht. Links in der Abbildung sind die Folienfarbskala und der für Objekte verfügbare Farbdialog einer Vorlage zu sehen, die in einer früheren PowerPoint-Version erstellt wurde. Was mit den Farben dieser Vorlage passiert, wenn sie in PowerPoint 2007 geöffnet wird, ist rechts abgebildet.

Ergebnis: Die acht Grundfarben der Vorlage werden zwar bei den Designfarben in 2007 angezeigt, stehen aber nicht vollständig zur Verfügung, wenn beispielsweise der Farbdialog aufgerufen wird, um die Füllfarbe eines Objektes festzulegen.

Fazit: Die Vorlagen aus früheren Versionen können nicht 1:1 übernommen werden. Den Verantwortlichen für das Corporate Design bleibt es nicht erspart, neue Vorlagen für 2007 in Auftrag zu geben. Dieser Fakt sollte daher bei der Planung eines Umstieges mit auf die Aufgabenliste kommen.

Die Farben sind allerdings nicht das einzige Problem beim Umgang mit Office-Designs und Vorlagen. Bei den PowerPoint-Anwendertagen im Oktober (–> www.anwendertage.de) werden wir erstmals “Tiefeneinblicke” in diese Thematik geben und natürlich Lösungsstrategien aufzeigen. Teilnehmer, die bereits von dem Thema betroffen sind, haben zusätzlich zu den elf PowerPoint 2007-Kursen noch kleine Arbeitsgruppen angeregt, die sich speziell mit konkreten “Umstiegsszenarien” beschäftigen. Ich vermute, das wird ein spannender und recht lebhafter Austausch.

Typografie-Experte Axel Becker berichtet im Blog von PowerPoint-TV über Probleme, die bei bestimmten Schriften und ab bestimmten Schriftgrößen auftreten. Hier geht’s direkt zu dem Artikel.

ÜBRIGENS: Ab 15. September gibt es in jeder Sendung von PowerPoint-TV auch einen Beitrag zu PowerPoint 2007.