Eigentlich wollte ich über die neuen ClearType-Schriften in Office 2007 bloggen. Nur noch schnell ein paar zusätzliche Informationen von der Microsoft-Typography-Webseite, holen. Und plötzlich stand ich vor einer kleinen Hürde, denn die Beispieldateien, die man dort herunterladen kann, haben schon das neue XPS-Format. Und da ich in dem Moment mit Windows XP und Internet Explorer 6 im Web unterwegs war, wurde mir angezeigt, dass auf meinem Rechner kein Programm zum Öffnen dieses Dateityps installiert sei.

Aber Microsoft ist sich wohl bewusst, dass dieses neue Dateiformat noch wenig verbreitet und wenig bekannt ist und lieferte einen Link zu einer Übersicht über Möglichkeiten, XPS-Dateien anzuschauen, gleich mit. Demnach gibt es derzeit drei Möglichkeiten:

• Windows Vista: Es ist kein zusätzlicher Download erforderlich; XPS-Dateien werden im Internet Explorer 7 geöffnet
• Windows XP oder Windows Server 2003 mit Microsoft .Net Framework 3.0: .Net ermöglicht, XPS-Dateien im Internet Explorer 6 (oder höher) zu öffnen.
• Nur Windows XP oder Windows Server 2003: Microsoft Core XML Services 6.0 und das Microsoft XPS Essentials Pack (beide kostenlos und auf Deutsch verfügbar) müssen installiert werden, XPS-Dateien werden in einem XPS-Viewer angezeigt und können aus jeder beliebigen Anwendung heraus erstellt werden.

Ich habe die letztgenannte Alternative gewählt, die Installation dauerte nur wenige Minuten und die XPS-Dateien erscheinen nun mit ihrem Symbol, einem blauen Papierflieger, im Explorer. Ich war positiv überrascht von der guten Darstellungsqualität dieser Beispieldokumente.

Aber vielleicht fragen Sie sich, was XPS überhaupt ist und welche Vorteile es bringt? XPS steht für XML Paper Specification, es ist quasi ein “elektronisches Papier”, das Dokumente auf dem Bildschirm und im Druck genau so darstellt, wie es der Autor vorgesehen hat. Wer schon mal erlebt hat, wie sich die Seiteneinteilung eines Office-Dokuments auf einem fremden Rechner aufgrund eines unterschiedlichen Standarddruckers verschoben hat, wird dies zu schätzen wissen.

Damit ist Microsoft XPS mit Adobe PDF vergleichbar und hat ungefähr dieselben Einsatzbereiche. Während PDF auf dem gleichen Grafikmodell basiert wie PostScript und transparente Bereiche in Grafiken deshalb oft nicht zufriedenstellend wiedergegeben wurden, basiert XPS auf XML und soll deshalb für die ebenfalls auf XML basierenden Office-Dokumente gut geeignet sein. Dies ist wichtig bei der Umwandlung von PowerPoint 2007-Dateien in XPS, damit Softschatten und Spiegelungen gut aussehen.

Natürlich habe ich auch das Office 2007-Add-In zum Erstellen von PDF oder XPS installiert und ausprobiert. Mit Office-Schaltfläche – Speichern unter – XPS kann man zwischen zwei Qualitäten wählen: Standard (Onlineveröffentlichung und Drucken) und Mindestgröße (nur Veröffentlichung). Die Umwandlung geht schnell, aber die Dateigrößen haben mich überrascht:

Fazit: Die Qualität der XPS-Dateien ist gut und dem PDF-Format teilweise überlegen (aber dazu in einem späteren Blog-Beitrag mehr), die Dateigröße mit dem 8fachen der ursprünglichen Dateigröße aber leider ein Nachteil.

P.S.: Den ursprünglich geplanten Blogbeitrag über die ClearType-Schriften werde ich natürlich demnächst noch nachreichen.

Der Umgang mit Makrosicherheit, und unter dieses Thema fallen sowohl Makros (VBA-Prozeduren) in Präsentationen und Vorlagen als auch Makros in Add-Ins (Endung ppa bzw. neu ppam) hat sich wesentlich gegenüber der Vorgängerversion (und deren Vorgängern) geändert.

Es gibt nicht mehr die vier Stufen Niedrig, Mittel, Hoch und Sehr hoch, sondern es werden im Prinzip mehrere Konzepte gegeneinander abgegrenzt und miteinander verknüpft:

• das Konzept der Dateien mit Makro-Inhalten (so können etwa nur Präsentationen mit der Endung pptm Makros enthalten, nicht aber und in keinem Falle solche mit der Endung pptx)
• das Konzept vertrauenswürdiger Speicherorte und
• das Konzept vertrauenswürdiger Herausgeber von Programmcode.

Im ersten Fall handelt es sich um Aktivitäten desjenigen, der die Dateien erstellt – er muss den richtigen Dateityp wählen – und um den Umgang mit den Dateien durch den Anwender – er kann verhindern, dass Dateien, die das m am Ende der Erweiterung haben, geöffnet werden.

Im zweiten Fall handelt es sich um Aktivitäten des Anwenders – an welchen Speicherorten werden Dateien mit VBA-Code abgelegt und werden diese Orte als sicher eingestuft. Diese Einstufung erfolgt im Vertrauensstellungscenter der PowerPoint-Optionen.

Im dritten Fall ist sowohl der Ersteller der Dateien gefordert, diese mit einer Signatur auf Basis eines Zertifikats zu versehen, als auch der Anwender, der festlegt, welchen Zertifikaten er vertraut. Auch diese Einstellung wird im Vertrauensstellungscenter vorgenommen.

Die PowerPoint-Optionen lassen auch noch weitere Feineinstellungen zu: Es kann noch festgelegt werden, ob Code in Add-Ins oder Präsentationen signiert sein muss und ob PowerPoint über die Deaktivierung von Code informiert oder nicht.

Auf Grund der Vielfalt haben es die meisten Anwender am einfachsten – programmieren sie nicht selbst, so werden die Sicherheitsvorkehrungen getroffen, die im Unternehmen Standard sind oder man trifft die im privaten Bereich am sinnvollsten erscheinenden Einstellungen. Entwickler und auch Gelegenheitsprogrammierer sollten sich durch einige Tests die erforderliche Perfektion aneignen. Tipp: In den meisten Fällen muss PowerPoint neu gestartet werden, damit die erwartete Wirkung der Einstellungen im Vertrauensstellungscenter auch eintritt.

Wüssten Sie auf Anhieb, welche Befehlsfolge Sie in Office 97 bis 2003 wählen müssten, um ein Diagramm, das Sie gerade mit viel Mühe und Liebe erstellt haben, als Schablone für künftige Diagramme abzuspeichern?

OK, ich weiß, dass es über den Menübefehl Diagramm/Diagrammtyp geht und dass ich dort noch irgendwie die Registerkarte wechseln und ein Optionsfeld anklicken muss, um den Befehl überhaupt erst mal zu finden. Mit anderen Worten: In der Vergangenheit gehörte das Anlegen von Benutzerdefinierten Diagrammtypen – so die offizielle Bezeichnung – eher zu den Dingen, die “Eingeweihten” vorbehalten war, da sich der Befehl “gut versteckte”.

In Version 2007 ist das jetzt wesentlich einfacher! Ist ein Diagramm markiert, wird unter den Diagrammtools der Multifunktionsleiste in der Registerkarte Entwurf gleich als zweites Symbol von links eine ziemlich große Schaltfläche mit der Beschriftung Als Vorlage speichern angezeigt.

Wenn Sie diese anklicken, lernen Sie, dass benutzerdefinierte Diagramme mit der Endung CRTX abgelegt werden. Wichtiger noch: Jedes benutzerdefinierte Diagramm wird als separate CRTX-Datei gespeichert. Damit ist es wesentlich einfacher als früher, Diagrammvorlagen an Kollegen zu versenden, damit diese ähnlich schöne Diagramme wie Sie selbst zustande bringen. Und noch etwas: Selbst erstellte Diagrammvorlagen können Sie in PowerPoint und Excel gleichermaßen nutzen!!!

Wichtig ist der Pfad zu dem Ordner mit den eignen Diagrammvorlagen. Er lautet:

C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Charts

TIPP: Damit Sie den Ordner “AppData” auf Ihrer Festplatte sehen, müssen Sie erst im Windows-Explorer über Extras/Ordneroptionen in der Registerkarte Ansicht die Option Alle Dateien und Ordner anzeigen anklicken.

Übrigens: Wenn Sie mehr über Diagramme erfahren wollen, sollten Sie die nächste Ausgabe von PowerPoint-TV am 1. Juli nicht verpassen, denn da gibt’s gleich zwei ausführliche Diagramm-Tutorials und einen KlickTipp zu Diagrammen. Der Link: www.ppt-tv.de.

Was treiben eine sizilianische Seenymphe, ein gutaussehender trojanischer Jüngling und die Tochter des Flussgottes auf meinem PC? Sie tummeln sich als Designnamen Galathea, Ganymed und Nyad in PowerPoint & Co. Ich habe gerätselt, ob ein humanistisch Gebildeter in Redmond die Anwender auf die Probe stellen wollte. Aber in der letzten Woche habe ich auf den Trainertagen in der Schweiz erfahren, dass nicht die Microsoft-Zentrale meine Kenntnisse der griechischen Mythologie überstrapaziert hat, sondern dass sich die Übersetzer wohl einen Scherz geleistet haben. In den englischen Versionen heißen die drei griechischen Schönheiten nämlich sehr viel prosaischer Median, Aspect und Solstice. So geht es auch mit allen anderen Designnamen. Was im Deutschen als Larissa daherkommt, heißt im Englischen schlicht “Office”.

Aber ich habe noch etwas gelernt: dass die Designs mächtige Werkzeuge sind, mit denen ich nicht nur das Aussehen meiner Präsentationen, sondern auch der anderen Office-Dokumente steuern kann. Sowohl Word als auch Excel können damit umgehen und die Designs in identisch aussehende Formate verwandeln. Dazu muss ich nur ein Design unter “Entwurf / Design” verändern:

• zuerst wähle ich mit “Farben / Neue Designfarben erstellen” meine eigene Farbkombination
• dann bestimme ich über “Schriftarten / Neue Designschriftarten” die Schrift für die Überschriften (das sind die Folientitel) und den Textkörper
• eventuell suche ich noch aus dem Katalog bei “Effekte” andere Gestaltungen für die AutoFormen aus
• und zum Schluss wähle ich mit “Hintergrund / Hintergrundformate” noch eine andere Farbkombination für den Folienhintergrund

Auf der Folie werden alle Änderungen gezeigt und ich kann mein Werk als Design-Datei abspeichern. Der Befehl ist ein bisschen versteckt: man muss den Katalog der Designs aufklappen, dann gibt es am unteren Ende der Liste den Befehl “Aktuelles Design speichern”.

In PowerPoint habe ich ab sofort ein neues benutzerdefiniertes Design – und auch in Word und Excel kann ich damit arbeiten. In beiden Programmen klicke ich auf “Seitenlayout / Designs”, um die Farben, Schriften und Effekte zu nutzen. Sie können sogar Ihre Outlook-Mails damit ver(un)zieren. Die Mail muss im HTML-Format sein, dann können Sie mit “Optionen” ein Design verwenden. Ich war ein bisschen enttäuscht, weil die Hintergrundfarben aus PowerPoint nicht übernommen werden. Schade, ich hatte mich schon auf eine herrlich bunt hinterlegte Tabelle für meine Abrechnungen gefreut…

Nach einer Umstellung der Datenbank von “PowerPoint-User” ist der Blog zu PowerPoint 2007 ab sofort über die folgende URL erreichbar:

http://www.ppt-user.de/blogger.

Bitte ändern Sie gegebenenfalls die Adresse in Ihren Linkfavoriten.

Alle, die den Blog als RSS-Feed abonniert haben, nutzen bitte folgende Adresse:

http://www.ppt-user.de/blogger/?feed=rss2.