Mein MVP-Kollege Geetesh Bajaj machte in seinem Blog darauf aufmerksam, dass PowerPoint in diesem Jahr seinen 20. Geburtstag feiert. Das Wall Street Journal veröffentlichte aus diesem Anlass am 20. Juni einen lesenswerten Artikel (in Englisch), der auf einem Interview mit PowerPoints geistigem Vater basiert.

Robert Gaskins erkannte Mitte der 80er Jahre das Potential der wachsenden grafischen Möglichkeiten von Computern, um Dias und Folien für Geschäftspräsentationen zu erstellen. Zusammen mit dem befreundeten Programmierer Dennis Austin brachte er 1987 die erste PowerPoint-Version auf den Markt, zunächst unter dem Namen Presenter und nur für den Mac. Noch in demselben Jahr kaufte Microsoft die Firma für 14 Mio. Dollar auf und brachte 3 Jahre später die erste Version für PCs auf den Markt.

Die beiden ursprünglichen Entwickler haben Microsoft 1990 verlassen, die Weiterentwicklung bis zur neuesten Version 2007 (= v.12) wurde von wechselnden Teams übernommen. Zwar geben Gaskins und Austin zu, in den neuesten Versionen nicht mehr alle neu dazu gekommenen Möglichkeiten des Programms zu kennen. Sie sind stolz auf die Entwicklung und den Erfolg ihres Produktes, setzen sich aber auch kritisch damit auseinander. So findet man auf der Webseite von Robert Gaskins interessante ausführliche Kommentare und Kritik zur Kommunikation mit PowerPoint.

Das Modul zum Anlegen und Bearbeiten von Diagrammen wurde nach vielen Jahren gründlich überarbeitet. Dabei hat Microsoft den Fokus darauf gelegt, a) die bei der Arbeit mit Diagrammen erforderlichen Schritte einfacher zugänglich zu machen und b) sogar zu reduzieren. Dazu gibt es eine Reihe von Vorlagen zum Anlegen und Gestalten, die auch ungeübte Anwender in die Lage versetzen, systematisch ein aussagekräftiges Diagramm aufzubauen.

Die Möglichkeiten, Diagramme optisch aufzupeppen, sind immens. Wer jetzt noch trockene Zahlen und lieblose 0815-Diagramme abliefert, kann sich nicht mehr damit rausreden, dass das Programm nix bietet. Im Gegenteil: Angesichts der vielen attraktiven Effekte fällt es ganz schön schwer, nicht ständig andere tolle Gestaltungsvarianten auszuprobieren.

Leider sind keine neuen Diagrammtypen hinzugekommen – die Veränderungen beschränken sich also auf eine andere Handhabung, optimierte Arbeitsabläufe und weitaus mehr Möglichkeiten der optischen Gestaltung.

Rechtsklick löst Doppelklick ab

Eine weniger gute Nachricht für aktive Mausnutzer: Doppelklicken ist aus der Mode gekommen und wurde abgeschafft.

War es bisher möglich, per Doppelklick beispielsweise auf eine Achse das dazugehörige Dialogfeld aufzurufen, so geht das jetzt über einen Rechtsklick und das Kontextmenü oder über die in den beiden Registerkarte Layout und Format vorhandene Schaltfläche Auswahl formatieren.

Mich trifft es nicht wirklich, denn ich hab stets meine Lieblings-Tastenkombination genutzt: Strg + 1. Die ist glücklicherweise geblieben. Bitte lasst das so!

Eine Ungereimtheit ist mir aufgefallen: Beim Aufruf des Dialogfelds zum Formatieren fehlt konsequent die Kategorie Schrift. Wer also beispielsweise für eine Achse das Zahlenformat und die Schrift ändern will, kann das nicht mehr wie früher über ein Dialogfeld erledigen, sondern muss jetzt zwei Dialoge absolvieren.
Auch beim Verändern der Schrift werden wir wieder zu Rechtsklickern erzogen. Erst nach einem Rechtsklick nämlich erscheint die Mini-Symbolleiste, in der sich Schriftattribute ändern lassen. Wer das vergisst, hat noch den Befehl Schriftart im Kontextmenü (natürlich auch mit Rechtsklick) oder den gaaaanz langen Weg über die Registerkarte Start in der Multifunktionsleiste.

In weiteren Beiträgen folgen dann Informationen, wie der Austausch mit Excel funktioniert, warum das Wissen um Einbetten und Verknüpfen tatsächlich wichtig ist und was zur Kompatibilität mit Diagrammen aus früheren PowerPoint-Versionen zu sagen ist.

Wie Ihre Antwort ausfällt, hängt sehr wahrscheinlich davon ab, welches Ablagesystem Sie praktizieren. Wenn Sie zu den Menschen gehören, die die Rechnung ihrer Kfz-Versicherung mehrfach kopieren und sie unter „K“ wie Kfz, „V“ wie Versicherungen und „S“ wie Steuer ablegen, dann werden Sie Office 2007 lieben. Denn genau nach diesem Prinzip ist die Oberfläche aufgebaut. Häufig benötigte Funktionen sind an mehreren Stellen im Programm hinterlegt.
Bevorzugen Sie dagegen die Einmal-Ablage – also Dinge da zu deponieren, wo die Aussicht, sie wiederzufinden, am größten ist – dann werden Sie bei der Arbeit mit Office 2007 anfangs hin und wieder das Gefühl haben, dass Ihr Gedächtnis Ihnen kleine Streiche spielt.
Umstellen müssen sich übrigens auch diejenigen von uns, die am liebsten alles da aufbewahren, wo sie es ohnehin ständig brauchen und deren Programmfenster bisher rundherum mit benutzerdefinierten Symbolleisten geschmückt war. Zum Anpassen gibt es jetzt nur noch die Schnellzugriffsleiste.

Das ist ein Anfang, mir reicht aber der Platz nicht aus …

Dafür ist das Anpassen der Schnellzugriffsleiste sehr einfach: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Schaltfläche oder einen Befehl der Multifunktionsleiste und wählen Sie aus dem Kontextmenü Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen.

Wenn Sie häufig benötigte Befehle nicht nur in der Schnellzugriffsleiste hinterlegen, sondern auch strukturiert anordnen möchten, wählen Sie Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Damit rufen Sie die PowerPoint-Optionen auf, wo Sie die Reihenfolge der Befehle ändern und sogar Trennzeichen zwischen Befehlsgruppen einfügen können.

Ich muss eingestehen, dass ich auswendig nicht genau wusste, wo die Führungslinien in PowerPoint 2007 eingeschaltet werden. Das ist ein Befehl, den ich nicht täglich brauche, denn ich schalte die Führungslinien nur gelegentlich mal für einen Screenshot aus, ansonsten möchte ich nicht darauf verzichten. Aber es gibt von Microsoft eine hervorragende Suchhilfe: Die Interaktiven Referenzhandbücher. Auf der folgenden Webseite von Microsoft Office Online kann man eine Flash-Anwendung starten, die zunächst die alte Menüleiste von PowerPoint 2003 zeigt. Dort klickt man sich durch bis zum gesuchten Befehl. Und dann blendet sich die Multifunktionsleiste von PowerPoint 2007 ein und es wird hervorgehoben, wo sich der Befehl auf der neuen Oberfläche befindet.

Interaktives Referenzhandbuch: Befehle in PowerPoint 2003 und PowerPoint 2007 im Vergleich:
http://office.microsoft.com/de-de/powerpoint/HA101490761031.aspx?pid=CH100668131031

Natürlich gibt es diese Hilfe auch für die anderen Office-Programme:

Word:
http://office.microsoft.com/de-de/word/HA100744321031.aspx?pid=CH100487431031

Excel:
http://office.microsoft.com/de-de/excel/HA101491511031.aspx?pid=CH100648241031

Nur einen Wunsch hätte ich noch an Microsoft: Ich möchte diese Hilfsmittel herunterladen können, um sie auf dem Laptop auch unterwegs zur Verfügung zu haben.

Vor wenigen Tagen hatte ich hier verzweifelt gefragt, wie sich die Führungslinien über die Multifunktionsleiste einschalten lassen. Ehrlich gesagt, ich hatte es schon aufgegeben. Doch es gibt ihn wirklich, den Aufruf über die Multifunktionsleiste. Nur erfolgt er nicht über die Registerkarte Ansicht, sondern über die Registerkarte Start.

Die exakte Befehlsfolge lautet Start à Anordnen à Ausrichten à Rastereinstellungen.

Danke an Ute Simon, die das herausgefunden hat.