Wenn Sie mit PowerPoint 2007 arbeiten, sind Sie zwar “Software-Pionier”, gehören aber noch längere Zeit zu einer Minderheit. Sie müssen sich also Gedanken machen, wie Sie kompatibel bleiben mit der Mehrheit. Denn die meisten Anwender werden wohl noch längere Zeit mit den Vorgängerversionen arbeiten.

Ein Weg wäre, dass Sie Ihre Präsentationen vor der Weitergabe an andere im Format der Versionen 97-2003 abspeichern. Dazu klicken Sie links oben auf die Office-Schaltfläche und wählen bei Speichern unter die Option PowerPoint 97-2003-Präsentation.

Zwei Nachteile dieses Weges: a) Sie haben zwei Versionen Ihrer Datei und müssen bei jeder Änderung oder Aktualisierung darauf achten, die Kopie für die Vorgängerversionen neu anzulegen. b) Die Kopie im 97-2003-Format ist meist deutlich größer. Sind in der PowerPoint 2007-Datei Fotos enthalten, die Sie mit den tollen neuen Befehlen zur Bildbearbeitung aufgepeppt haben, dann wird die Dateigröße der Kopie sprunghaft auf das Mehrfache des Originals anwachsen. Ich habe das selbst mehrfach erlebt. Im krassesten Fall war lag das Verhältnis bei 8 MB zu 47 MB.

Besser wäre es deshalb, wenn die Anwender, mit denen Sie Präsentationen austauschen, sich das sog. Compatibility Pack installieren. Es erlaubt Anwendern von Office 2000, XP und 2003 das Öffnen und Bearbeiten von Dateien, die in Version 2007 erstellt wurden. Für Firmen, die schrittweise auf Office 2007 umsteigen, ist das ein Muss. Die aktuelle Version des Pakets finden Sie hier als kostenlosen Download: Zum Download des Compatibility Packs

Wie das Leben so spielt: das Compatibility Pack löst natürlich nicht zu 100% alle Aufgaben. Daher werden bei Microsoft heute zwei Updates angeboten, die Schwächen beim Konvertieren von SmartArt- und anderen PowerPoint-Objekten beheben. Außerdem gab es bereits am Dienstag zwei Updates, die Sicherheitslücken schließen sollen, die nach der Installation des Kompatibilitätspaketes auftreten konnten. Kurz gesagt: Alle, die das Compatibility Pack verwenden, sollten diese Woche unbedingt die Update-Funktion von Windows oder Office nutzen.

Farbverläufe, bei denen eine deckende Farbe in eine zweite, transparente Farbe übergeht, waren bisher nur für Bildschirmpräsentationen geeignet. Im Druck ging die Transparenz des Verlaufs verloren, die Ergebnisse waren in der Regel unbrauchbar. Erstaunlich und unerwartet: PowerPoint 2007 druckt transparente Verläufe korrekt aus – auf dem gleichen Drucker!

Seit über sechs Monaten bemühe ich mich redlich, die neue Oberfläche zu verstehen. Trotzdem fühle ich mich immer mal wieder wie ein Anfänger. Wäre ich es doch nur! Dann würde ich nicht zielgerichtet nach mir bekannten Befehlen fahnden. Als Anfänger wüsste ich einfach nichts von den Befehlen und würde sie demzufolge auch nicht suchen.

Im Ernst: Wie kann ich die Führungslinien, die jetzt Zeichnungslinien heißen, über die Multifunktionsleiste ein- oder ausschalten? Früher gab es den Menübefehl Ansicht à Raster und Führungslinien. Jetzt kann ich in der Registerkarte Ansicht zwar das Raster ein- und ausschalten, aber das brauche ich gerade nicht. Mir ist nach Führungslinien.

OK, mit Alt + F9 kann ich (glücklicherweise) die Führungslinien nach wie vor ein- oder ausblenden. Aber was empfehle ich Anwendern, die partout nicht auf Tastenkürzel stehen und alles mit der Maus machen wollen?

Ich werde ihnen wohl nur das Kontextmenü zeigen können, also Rechtsklick auf eine freie Stelle der Folie und im Kontextmenü Raster und Führungslinien wählen.

Ich hoffe jetzt, dass die Führungslinien – nachdem sie quasi auf Tauchstation gegangen sind – in der nächsten Version nicht völlig abgeschafft werden.

Und dann habe ich noch einen (sicher erfüllbaren) Wunsch an Microsoft: Konsistenz bei der Benennung der Befehle. Heißt das Raster nun Raster oder ist es doch eher ein Gitternetz? Sind die Führungslinien nun Führungslinien oder eher Zeichnungslinien. Auch wenn ich ein Anfänger wäre, würde mich diese Inflation der Begriffe leicht verwirren. Auch Anfänger haben’s eben nicht leicht.

Schon recht bald wird der Zeitpunkt kommen, wo vielen Anwendern die 20 mit PowerPoint 2007 mitgelieferten Designs nicht mehr genügen – die benutzt ja “jeder”. Oder man soll eine Präsentation vorbereiten, findet aber den Anfang nicht so recht. In diesem Fall empfehle ich einen Blick auf Microsofts Office Online-Webseite, denn dort werden schon neue Vorlagen für PowerPoint 2007 (und auch für die neuen Versionen von Word und Excel) angeboten.

Zwei Möglichkeiten gibt es, darauf zuzugreifen:

1.    Direkt von PowerPoint aus, indem man auf die Office-Schaltfläche und dann auf Neu klickt. Im oberen linken Block Vorlagen werden die schon auf dem eigenen Rechner vorhandenen Vorlagen angezeigt, darunter verschiedene Vorlagen-Kategorien auf Microsoft Office Online. Der Nachteil dieser Methode: Man bekommt auch Vorlagen angezeigt, die für ältere Office-Versionen entworfen wurden. Aufgrund des erweiterten Farbschemas und des geänderten Umgangs mit Mastern und Layouts würde ich diese ohne Anpassung nicht mehr verwenden.

2.    Auf der Office Online-Webseite, http://office.microsoft.com, dort wechselt man zum Register Vorlagen und findet unten Durchsuchen von Vorlagen mit der Kategorie Präsentationen. Insbesondere in der Unterkategorie Unternehmen findet man schon einige, die speziell für die Version 2007 erstellt wurden. Diese bringen zum Teil neue Hintergründe mit, zum Teil enthalten sie schon Musterfolien und helfen so bei der Gliederung des Inhalts.

Ein ausführliches Tutorial zu Vorlagen in PowerPoint 2007 werde ich für einen der nächsten PowerPoint-User-Newsletter schreiben.

Vielleicht wird mancher bedauern, dass die Multifunktionsleiste (das ist der offizielle Titel, mir selbst ist, obwohl ich gegen ‚kids’ und ‚realisieren’ bin, die englische Bezeichnung ‚ribbon’ lieber) durch den Anwender nicht anpassbar ist. Microsoft will herausgefunden haben, dass nur ein verschwindend kleiner Prozentsatz von Anwendern (die absolute Zahl dürfte allerdings in Millionenhöhe liegen), die Symbolleisten der bisherigen Anwendungen selbst angepasst hat. Wie auch immer, warten wir die Entwicklung ab. Wer heute schon ans Werk will, kommt um eine Beschäftigung mit XML (eXtensible Markup Language) und den neuen Dateiformaten nicht herum. Der Lohn kann dann eine ‚klassische’ Oberfläche wie im Bild unten sein (dabei will ich die Frage offen lassen, ob man wirklich so am Alten hängen sollte). Vor allem aber sollten es anwender- und/oder arbeitsprozessorientierte Gesichtspunkte sein, die eine Anpassung zur effektiveren Bedienung erheischen.