Vergangene Woche hatte ich bereits vier Gründe aufgezählt und erklärt, weshalb für bestimmte Zielgruppen ein Update wirklich sinnvoll erscheint. Wer meint, dass dies nun eine (weitere) Werbeseite für Office 2007 wird, irrt. Wir werden hier auch auf die Mängel – und da haben die PowerPoint-Entwickler eine ziemliche Anzahl hinterlassen – detailliert eingehen.

Heute hab ich die neue Version daraufhin getestet, wie Sie beim Speichern mit Fotos umgeht. Bis Version 2003 war es ja so, dass Fotos häufig zum Aufblähen der Dateigröße einer Präsentation führten – 50 MB und mehr waren keine Seltenheit.
Die meisten Anwender sind froh, wenn sie passende Fotos finden und wissen, wie sie diese in ihre Folien einbauen. Viele nutzen dabei die Funktion Fotoalbum. Über die Größe oder Auflösung der eingefügten Fotos machen sich nur die wenigsten Gedanken. Angesichts der immer “besseren” Digitalkameras wäre das aber – zumindest in PowerPoint – schon sinnvoll.

Der Test: Ich habe mal 11 Fotos genommen – jedes ca. 4 MB groß und mit einer Auflösung von 3072 x 2304. Folgerichtig war das Fotoalbum, das ich schnell in PowerPoint 2003 erstellen ließ, 46,4 MB groß. OK, ich habe dann die Funktion zum Komprimieren genutzt (“Format – Grafik – Komprimieren”) und alle Bilder auf den für Bildschirme empfohlenen Wert von 200 dpi optimieren lassen. Nach “Datei – Speichern unter” war die Dateigröße auf 4,5 MB geschrumpft. Diese in PowerPoint eingebaute Komprimierung gibt es übrigens seit Version 2002.
Die gleichen Fotos habe ich dann in PowerPoint 2007 zu einem Fotoalbum machen lassen. Erstes Ergebnis: 13,6 MB. Nach dem Einsatz der Komprimierungsfunktion in Version 2007 (“Bildtools – Format – Gruppe Anpassen – Bilder komprimieren – Optionen – 150 ppi) waren es noch 2,8 MB. Bei der Wahl von 96 ppi (empfohlen für den E-Mail-Versand) waren es noch 1,28 MB. Natürlich war ich gespannt auf die Qualität, doch auch in der 96 ppi-Präsentation waren die Bilder noch gestochen scharf und ich konnte keine der typischen “Komprimierungsspuren” ausmachen.

Fazit: Wer sich die Zeit für ein paar Mausklicks nimmt und den Weg zum Dialogfeld fürs Komprimieren findet, läuft mit PowerPoint 2007 wohl kaum Gefahr, zu große Präsentationsdateien zu produzieren.

Das Schöne an Office 2007 sind nicht die immer wieder zu beklagenden Schnellschüsse und manch Unausgewogenheit. Nein, es ist das vollkommen Neue (also nicht das neue Vollkommene) was immer wieder begeistert. Und so kann mit Word gebloggt werden: Neues Dokument auf der Blog-Vorlage erstellen, Konto einrichten (hier muss man ein bisschen wissen, welche Anbieter und Möglichkeiten es gibt – in unserem Fall ist es WordPress). Und los geht’s mit angepasstem Ribbon:

Dass Microsoft für sein neues Office-Paket wirbt, ist verständlich. Doch abseits der Werbeversprechen stellt sich für Anwender und IT-Entscheider die Frage “Welchen Nutzen bringt die neue Office-Version?” oder noch präziser gefragt: “Wer sollte umsteigen?”.Was PowerPoint 2007 betrifft, möchte ich heute zunächst einmal vier Antworten geben (und damit auch andere ermutigen, ihre Standpunkte und Erfahrungen kundzutun).

3) Firmen, die sich die Aufgabe stellen, ihren Dokumenten endlich ein einheitliches Erscheinungsbild zu geben. Egal, ob nun gleich der Begriff Corporate Design im Munde geführt wird oder ob einfach nur dafür gesorgt werden soll, dass die Anwender mit gleichen Schriften, Farben, Tabellenvorlagen und Grafikeffekten arbeiten – mit der Version 2007 ist dieses Ziel zu erreichen.DENN: Mit den Office-Designs und den damit verbundenen Möglichkeiten zur Gestaltungs-Standardisierung stehen wichtige Komponenten zur Verfügung, die in PowerPoint, Word und Excel gleichermaßen einsetzbar sind.Aber Vorsicht, anders als es vielleicht manche Werbeaussage vermuten lässt, ist der Umgang mit Office-Designs keineswegs ein Spaziergang. Eher eine Klettertour, bei der man auf kundige Führer angewiesen ist. Vorlagen und Office-Designs sollten daher nicht nur Chefsache, sondern vor allem Profi-Sache sein. Vorbei die Zeiten, da in Agenturen die PowerPoint-Vorlagen für Kunden mal schnell nebenbei vom Praktikanten am ungeliebten Windows-PC erstellt werden konnten.

4) Mittlere und große Unternehmen, die über einen gewachsenen und umfangreichen Bestand an Präsentationen verfügen und daher diese Folienflut beherrschen und vernünftig verwalten wollen – bis hin zu einer exakten Versionierung und Rechtevergabe für Dokumente.DENN: Die Möglichkeiten, die PowerPoint 2007 im Zusammenspiel mit dem neuen SharePoint Server für das systematische Einrichten und gezielte Nutzen von unternehmensweit erreichbaren und ständig aktuellen Folienbibliotheken besitzt, sind für die Anwender schon genial. Hier nur ein Beispiel: eine Produktpräsentation, in der die Folien zu den einzelnen Produkten von mehreren Stellen im Unternehmen kommen und in der zu Beginn die Firma mit aktuellen Umsatzzahlen und Niederlassungen vorgestellt wird. Ein Horror für jeden, der diese Präsentation – wie immer unter Zeitdruck – zusammenstellen muss. Mittels Folienbibliotheken jetzt ein Kinderspiel: einfach die Folien, die von anderen Stellen im Haus kommen, mit der eigenen Präsentation verknüpfen (!) und eine Aktualisierung festlegen. Die Möglichkeiten dieses neuen Dokumentenmanagements gelten natürlich nicht nur für PowerPoint, sondern auch für Word und Excel. Alle, die bisher Geld für die Software von Drittanbietern ausgegeben haben und damit Teillösungen erzielten, haben jetzt die Möglichkeit zu einer Lösung aus einer Hand, die officeweit funktioniert. Dass solche Lösungen nicht zum Nulltarif zu haben sind und es einer vernünftigen Implementierung bedarf, weiß jeder IT-Entscheider.