Kürzlich tauchte die Frage auf, wie sich Bilder in möglichst hoher Qualität aus einer PowerPoint-Präsentation herausziehen lassen. Ich testete einen alten Trick aus früheren PowerPoint-Versionen: Speichern als Webseite (HTML). Dann durchsuchte ich den dabei angelegten Ordner, doch das Ergebnis entsprach nicht ganz dem, was ich aus den älteren Office-Versionen gewohnt war: Sehr große Bilder wurden dabei verkleinert.

Was also macht PowerPoint 2007 mit eingefügten Bildern?

Standardmäßig komprimiert es alle Bilder. Das ist nützlich, um die Dateigröße klein zu halten. Die Bilder werden nicht so stark komprimiert, dass es am Bildschirm zu sehen wäre. Nur: Wenn man sich nachträglich entscheidet, ein Bild zu vergrößern oder nur einen vergrößerten Ausschnitt zu zeigen – dann fällt beim Größer-Ziehen plötzlich die verringerte Qualität auf.

Deshalb: So lange die Präsentation noch nicht fertig ist, schalte ich erst einmal die Komprimierung wie folgt aus:

• Bild einfügen und anklicken
• Register Bildtools/Format – Bilder komprimieren (links in der Gruppe Anpassen)
• Optionen – beide obere Häkchen herausnehmen
• unten die Qualität auf Drucken (220 dpi) stellen.
• Erst dann speichere ich meine Präsentation.

Damit ist die Komprimierung nur für die aktuelle Präsentation ausgeschaltet.

Es gibt auch eine Registry-Einstellung, um das dauerhaft auszuschalten und um nicht immer wieder daran denken zu müssen. Sie wird hier – in Englisch – beschrieben: http://www.pptfaq.com/FAQ00862.htm

Damit ist die Komprimierung aber leider noch nicht völlig ausgeschaltet. Wenn ich ein sehr großes Bild einfüge, ragt es zunächst einmal über die Folie hinaus. Ich schiebe dann an den Ecken, um es an die Foliengröße anzupassen – und beim nächsten Speichern wird es gegen meinen Willen komprimiert. Eine (Standard-)Folie ist 25,4 cm (= 10 inch) breit. Die höchste einstellbare Auflösung (für Präsentationen zum Drucken) ist 220 dpi (dots per inch), das ergibt eine Breite von 2200 Pixeln für ein folienfüllendes Bild. Und auf diesen Wert wird jedes Bild komprimiert – ohne Ausnahmen. Wenn ich also noch nicht sicher bin, ob ich nicht vielleicht doch nur einen Ausschnitt will, verkleinere ich in meinem Präsentations-Entwurf das Bild noch nicht und lasse es über die Folie hinaus ragen. Oder ich muss es neu einfügen, wenn ich es beschneiden und einen Ausschnitt verwenden will. Denn wenn ich das schon abgespeicherte und somit komprimierte Bild nachträglich vergrößere, verringere ich die Auflösung und somit die Qualität.

Eine andere unerwünschte Umwandlung bezieht sich auf die Dateiformate. PowerPoint 2007 bettet nur PNG und JPG in seine XML-Dateien ein. Füge ich einen Screenshot im Format BMP oder ein für den Druck vorgesehenes Bild im Format TIF ein, werden diese in PNG umgewandelt und so innerhalb der XML-Datei gespeichert. Da PNG eine verlustfreie Kompression benutzt, macht sich dies in der Qualität in der Regel nicht bemerkbar. Außer wenn ich Bilder erst verkleinere und später wieder vergrößern will – siehe oben.

Besonders ärgerlich wird es, wenn es sich um animierte
GIFs handelt. Zwar hat die Verwendung solcher “Zappelbildchen” in letzter Zeit erfreulicherweise nachgelassen – aber wenn sie denn versehentlich komprimiert werden, “zappeln” sie anschließend nicht mehr. Sie wurden nämlich durch die Komprimierung in einfache, nicht-animierte GIFs umgewandelt. Da also auf jeden Fall die Komprimierung ausschalten. Das geht mit den Optionen im Zweifelsfall auch für eine einzelne Datei, wenn man die restlichen Fotos komprimieren will, um die Präsentation in mail-freundlicher Größe zu halten.

Ein Gutes hat diese Umwandlung aber auch: Meine Kollegen schafften es unter PowerPoint 2003 regelmäßig, die Dateigröße durch Copy & Paste zum Explodieren zu bringen. Denn die alte PowerPoint-Version speicherte solche unbekannten Bilder erst einmal im größtmöglichen, unkomprimierten Format. PowerPoint 2007 verhält sich da intelligenter und wandelt sie in PNGs mit annehmbarer Größe um.

Vor dem endgültigen Speichern einer Präsentation mache ich mir dann abschließend Gedanken, welche Komprimierung ich brauche. Die Funktion, weggeschnittene Ränder endgültig zu löschen (ebenfalls in den Komprimieren-Optionen) ist ganz praktisch. Die Komprimierung auf 220 dpi für den Druck auf Büro-Laserdruckern und die Anzeige auf Beamer und Monitor ein guter Kompromiss. Diese Komprimierung schalte ich dann vor dem letzten Speichern für die finale Version der Präsentation doch wieder ein, um die Dateigröße annehmbar zu halten. Und wenn ich eine extra-kleine Version zum Mailen brauche, die dem Empfänger als nur als Vorschau auf dem Bildschirm dienen soll, erstelle ich unter Umständen auch eine zweite, kleine Version der Datei, bei der die Bilder auf 96 dpi verkleinert werden.

Übersicht:

 Microsoft bietet übrigens eine gute Übersicht über das Komprimieren (http://office.microsoft.com/de-de/help/HA101922001031.aspx) und einen Knowledge-Base-Artikel, in dem die gängigen Grafik-Dateiformate verglichen werden (http://support.microsoft.com/kb/320314).

Im Programm gab es zwei Glanzpunkte, die viele Teilnehmer bei einer PowerPoint-Veranstaltung nicht erwartet hatten:

• die visuellen Einzelcoachings mit den beiden Grafikern Tom Becker und Raimar Heber sowie
• der Präsentations-Workshop mit splendid-Trainerin Bettina Ritter-Mamczek.

Dutzende begeisterter E-Mails von den Teilnehmern in den letzten Tagen zeigen: die PowerPoint-Anwendertage haben bei allen positive Spuren hinterlassen. Sie bestärken uns darin, auch für Herbst 2009 wieder ein attraktives und vielseitiges Kursprogramm vorzubereiten. Mit noch mehr Kursen zu PowerPoint 2007, denn die Nachfrage danach war extrem stark.

Jetzt steht die Vorbereitung der Camtasia-Anwendertage
am 7./8. Dezember an. Interessant für PowerPoint-Anwender, denn mit Camtasia Studio lassen sich Präsentationen in Videos umwandeln. Nahezu im Handumdrehen.

Und kommende Woche geht’s hier im Blog wieder im gewohnten Rhythmus weiter.

Ergänzend zum vorhergehenden Tipp von Oliver Weiße hier der Weg, wie sich auch unter Windows XP eine .PPSX-Datei direkt in PowerPoint zur Bearbeitung öffnen lässt.

• Im Windows Explorer wähle ich Extras – Ordneroptionen und klicke dort – wie im Bild unten gezeigt – im Register Dateitypen auf den Eintrag PPSX.

  
  

• Mit einem Klick auf Erweitert lasse ich mir die Aktionsmöglichkeiten des Kontextmenüs anzeigen. Hier kann ich sowohl die Folgen des Doppelklicks als auch das Kontextmenü zu den Dateitypen beeinflussen. Beispielsweise kann ich neue Aktionen einfügen, vorgegebene Aktionen löschen oder die Befehlszeilen von Aktionen verändern.
• Ich markiere die Aktion Öffnen und klicke auf Bearbeiten.
• Jetzt kopiere ich die Befehlszeile mit Strg + C in die Zwischenablage.
• Dann lege ich mit Neu eine neue Aktion für das Kontextmenü an, die ich Bearbeiten nenne. Dort füge ich die eben kopierte Befehlszeile mit Strg + V ein.
• Das Argument “/s” der originalen Befehlszeile lösche ich und bestätige mit OK.

  
  

FAZIT: Beim nächsten Rechtsklick auf eine PPSX-Datei sehe ich im Kontextmenü den neuen Befehl Bearbeiten, welcher die Präsentation direkt zum Bearbeiten in PowerPoint öffnet.

Soll eine PowerPoint-Datei per Doppelklick gleich als Bildschirmpräsentation gezeigt werden, speichere ich sie im Format PPSX als Bildschirmpräsentation.

Will ich später die Präsentation ändern, stört mich, dass sie als Bildschirmpräsentation geöffnet wird. Lieber wäre mir, dass ich per rechten Mausklick im Kontextmenü den Befehl zum Öffnen in PowerPoint wählen kann.

Hier die Lösung für Vista: Ich füge eine Verknüpfung zu PowerPoint in das Senden An-Menü ein.

• Das Menü erreiche ich, indem ich in die Adresszeile des Windows Explorers klicke und folgendes eintrage:
  %APPDATA%\Microsoft\Windows\SendTo.
• In den Ordner, der nun angezeigt wird, füge ich eine Verknüpfung zur Programmdatei PowerPoint.exe ein (natürlich muss ich dazu Admin an meinem Rechner sein).

Hier die fertige Lösung.

Kürzlich fragte mich Ute Simon, ob sich das Auseinanderlaufende Radial aus der SmartArt-Bibliothek für das Darstellen von Einflussfaktoren umbauen lässt. Hier ihre Skizze:

Kein Problem – dachte ich: Kreise durch Rechtecke ersetzen, Richtung des Verbindungspfeils ändern, fertig. Als ich aber den XML-Aufbau des SmartArt-Layouts studierte, erlebte ich eine Überraschung: Das Layout enthält gar keine Definition, welches Ende der Verbindung den Pfeil enthält. Etwas ratlos versuchte ich dann mein Glück mit dem Einfachen Radial. In diesem Layout gibt es gar keine Pfeile, sondern nur einfache Verbindungslinien. Überraschung Nr. 2: Das Layout Einfaches Radial enthält die Definition, dass an keinem Ende der Verbindungslinien ein Pfeil vorhanden sein soll.

Bedeutet das jetzt etwa, dass Verbindungslinien in SmartArt-Layouts automatisch mit einem Richtungspfeil am Ende der Linie ausgestattet sind, wenn das Layout keine anderslautende Definition enthält, grübelte ich.

Doch beide Layouts ließen sich problemlos zu Einflussfaktoren umbauen, indem ich die Pfeil-Definition ergänzte bzw. die vorhandene Definition änderte. Die folgende Abbildung zeigt jeweils Original und angepasste Variante vom Auseinanderlaufenden Radial (oben) und vom Einfachen Radial (unten).

Beim neuen Layout Einflussfaktoren habe ich mich für die zweite Variante mit dünner Verbindungslinie entschieden.

Wir werden diese angepasste SmartArt-Grafik zusammen mit einer Installationsanleitung im nächsten Newsletter von “PowerPoint-User” als Download anbieten.

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