Dieser Blog ist für Anwender, die schon Erfahrungen mit PowerPoint gesammelt haben. Aber wie beginnt man eigentlich mit PowerPoint? Microsoft hat jetzt für Einsteiger ein spezielles Angebot zusammengestellt: Erste Schritte erklärt in 10 kurzen, bebilderten Lektionen den Start bei der Arbeit mit PowerPoint, Word, Excel und Outlook.

Kleines Manko: Nur mit dem Zurück-Pfeil des Webbrowsers gelangt man vom Ende einer Lektion wieder zur Übersicht zurück. Die Lektionen sind nicht miteinander verlinkt.

Folien mit Ablaufplänen, Tabellen oder Konstruktionszeichnungen sind oft schwierig zu zeigen, weil neben der Übersicht auch das Detail wichtig wäre. Hineinzoomen und wieder herauszoomen müsste man können. Mit dem kostenlosen Tool ZoomIt geht das. Das Vergrößern und Verkleinern von Ausschnitten sowie das Zeichnen auf dem Bildschirm erfolgt jeweils per Tastenkürzel.

• Strg+1 startet den Bildschirm-Zoom, das Betätigen des Mausrads vergrößert oder verkleinert den Bildschirm dann stufenlos
• Strg+2 beginnt den Zeichenmodus, mit gedrückter Umschalt-Taste werden Linie gerade, die Strg-Taste lässt die Maus Rechtecke und die Tab-Taste Ovale zeichnen, ein Pfeil entsteht mit Umschalt+Strg
• Strg+3 startet einen rückwärts zählenden Timer – die ideale Pausenuhr!

Die Zeichnungen auf dem Bildschirm lassen sich auch mit STRG+S speichern.

ZoomIt verwende ich nicht nur mit einer Bildschirmpräsentation, sondern auch, wenn ich während eines Trainings Details am Bildschirm zeigen möchte. Manche Symbole sind so klein, dass sie über den Beamer nur schwer zu erkennen sind. Ein schnelles Vergrößern des Symbols ist dann oft hilfreich. Oder ein roter Pfeil, der genau auf das zu suchende Element weist.

Und hier gibt es ZoomIt zum Download: http://technet.microsoft.com/en-us/sysinternals/bb897434.aspx

Mehrere unterschiedlich lange Pfeile mit einheitlichen Pfeilspitzen zu zeichnen – das war in den alten Versionen von PowerPoint eine ausgesprochen mühselige Angelegenheit. Denn die Form der Pfeilspitze wurde beim Zeichnen proportional an die Länge des Pfeils angepasst. Brauchte ich für ein Schaubild mehrere Pfeile unterschiedlicher Länge, blieb mir nichts anderes übrig, als

• zuerst alle Pfeile in der benötigten Länge zu zeichnen,
• die Pfeile untereinander anzuordnen,
• Hilfslinien zu zeichnen oder die gewünschte Pfeilspitze mit Führungslinien zu vermessen und
• den gelben Formkorrekturpunkt der Pfeile so lange zu verschieben, bis alle Pfeilspitzen einheitlich aussahen.

Erst dann konnte ich mit dem Aufbau des eigentlichen Schaubilds beginnen. Wenn später Änderungen erforderlich wurden, ging die mühselige Anpassungsarbeit von vorne los.

PowerPoint 2007 wartet hier mit einer Neuerung auf, die mir auf den ersten Blick gar nicht aufgefallen ist und über die ich mich umso mehr freue: Pfeilspitzen sind endlich “statisch”. Wenn ich einen Pfeil zeichne, kopiere und anschließend seine Länge anpasse, behält die Pfeilspitze ihre Form (und Länge) bei.

In bisherigen PowerPoint-Versionen gab es den Befehl zum Einfügen einer neuen Folie im Einfügen-Menü. In PowerPoint 2007 lässt sich über das gleichnamige Register alles Mögliche einfügen – nur keine neue Folie.

Ein amerikanischer PowerPoint-Guru wunderte sich darüber, “verklickte” sich des öfteren und programmierte kurzerhand ein Add-In, das “fast nichts” tut, nur die Befehlsgruppe zum Einfügen neuer Folien vom Start-Register zusätzlich auf das Einfügen-Register kopiert.

Dieses Add-In steht auf der Website von Steve Rindsberg zum kostenlosen Download zur Verfügung.

http://www.pptfaq.com/FAQ00960.htm (Dateigröße nur 6 KB).

Es heißt bezeichnenderweise DoNothing.ppam.

In einer deutschen PowerPoint-Version fügt es die Befehle natürlich auf Deutsch ein:

Und so installieren Sie das Add-In in PowerPoint 2007:

1. Rufen Sie die o.g. Webseite auf und klicken Sie den Download-Link dort mit der rechten Maustaste an, wählen Sie Ziel speichern unter. Speichern Sie das Add-In an einem vertrauenswürdigen Speicherort ab.
2. Klicken Sie in PowerPoint auf die Office-Schaltfläche.
3. Wählen Sie die PowerPoint-Optionen (am unteren Rand des Fensters).
4. Klicken Sie dort links auf die Kategorie Add-Ins.
5. Unten im Auswahlfeld Verwalten wählen Sie PowerPoint-Add-Ins und bestätigen dies mit Gehe zu.
6. Klicken Sie auf Neu hinzufügen und navigieren Sie zum Speicherort des Add-Ins.
7. Wählen Sie DoNothing.ppam aus und bestätigen Sie mit OK.
8. Eventuell müssen Sie im Sicherheitshinweis noch Makros aktivieren bestätigen.

Sie finden nun die Gruppe Folien auch auf der Registerkarte Einfügen. Falls Sie dieses nützliche Add-In doch einmal deinstallieren wollen (ich deaktiviere solche Makros vor Schulungen, damit meine Arbeitsoberfläche genau derjenigen der Teilnehmer entspricht), einfach den Schritten 2 bis 5 folgen und anschließend Entfernen wählen.

Für die PowerPoint-Anwendertage bereiten wir gerade emsig unsere Kurse vor. Ab heute können uns die Leser dieses Blogs dabei über die Schulter zu schauen. In kurzen Videos zeigen wir Techniken, die Mitte Oktober in den Workshops geübt werden. G.O.Tuhls macht den Anfang. Er zeigt, wie Pfeile entstehen, die es in PowerPoint 2007 nicht gibt. Um sich das Zeichnen zu erleichtern, benutzt er das Raster. Für alle, die damit noch keine Erfahrung haben, hier drei Tipps:

• Das Raster lässt sich ganz einfach über die Tastenkombination Umschalt + F9 ein- und ausblenden.

  

• Um die Dichte des Rasters anzupassen, genügt ein Rechtsklick auf eine freie Stelle der Folie und dann im Kontextmenü die Wahl des Befehls Raster und Führungslinien.

  

• Im oben gezeigten Dialogfeld lässt neben Abstand die Rasterdichte individuell einstellen (das Scrollen in dem Listenfeld lohnt sich). Und natürlich muss das Kontrollkästchen vor Raster auf dem Bildschirm anzeigen mit einem Häkchen versehen sein.

Per Klick auf das Bild geht’s zum Download des Videos als WMV (gezippt ca. 3,5 MB).

Wer die Anleitung als Flash-Film gleich hier im Browser sehen möchte, klickt auf den Pfeil im folgenden Bild.